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Matrice RACI
Date_et_heure

Quiz introductif :

 

Loana a été nommée cheffe de projet pour le déménagement d’une usine de confection de chaussettes de 3000 m2. Le déménagement va avoir lieu entre Paris et Marseille. Quels sont les 3 documents de gestion de projet qui pourraient aider Loana à savoir qui fait quoi et qui décide de quoi ?

A/ Une Resource Breakdown Structure (RBS), une matrice de responsabilité (RAM) et une description au format de type texte

B/ Une Work Breakdown Structure (WBS), une matrice RACI et une description au format de type texte

C/ Une Organizational Breakdown Structure (OBS), une matrice RACI et une description au format de type texte

D/ Une Risk Breakdown Structure (RBS), une matrice de responsabilité (RAM) et une description au format de type texte

Corrigé du quiz en bas de cet article [1].

Matrice RACI

Imaginez que comme Loana, vous ayez à travailler sur un projet qui implique des centaines de ressources différentes et des milliers de parties prenantes. Vous risqueriez d’être rapidement débordés si vous ne disposez pas d’une vue globale de qui fait quoi et de qui décide quoi dans votre projet. Il existe divers formats pour documenter les rôles et responsabilités des membres d’une équipe projet, au premier rang desquels on retrouve : la matrice RACI. De quoi s’agit-il ? La matrice RACI est un artefact très populaire en gestion de projet. Et c’est ce que je vous propose de découvrir cette semaine dans ce nouvel article.

L’histoire de la matrice RACI 

Il est très difficile d’obtenir l’information précise concernant la date de création de la matrice RACI, mais tous les spécialistes s’accordent à dire qu’elle aurait été créée au début des années 50′ et popularisée par 3 Norvégiens du nom de Kristoffer v. Grude, Tor Haug and Erling S. Andersen [2]. On l’aurait appelé à l’origine la « Decision Rights Matrix » (matrice des droits de décision) ou encore la « Responsability Charting » (charte des responsabilités), il y eut également d’autres variantes comme la RASCI, la ARCI, la PARIS, etc. (pour les découvrir tous, je vous invite à cliquer-ici) en réalité quel que soit le nom qu’on lui donne, la matrice RACI n’a qu’une seule finalité : assigner les ressources du projet à ses différentes tâches et spécifier les rôles et responsabilités de chacun. Elle a l’avantage d’offrir une vue globale au chef de projet de qui fait quoi et de qui est responsable de quoi au sein de son projet.       

Cette matrice fait partie du domaine de connaissances « ressources » en gestion de projet et plus précisément de la famille « matrice des responsabilités » (RAM). Il ne faut pas confondre l’expression « matrice des responsabilités » (RAM) avec l’expression « matrice RACI ». La matrice RACI est un exemple de matrice de responsabilité (RAM) mais ce n’est pas la seule, il en existe d’autres comme la RASCI, la ARCI, la PARIS, etc.

Autre point : est-ce que la matrice RACI est le seul diagramme qui permet au chef de projet et aux parties prenantes d’un projet de bénéficier de cette vue globale ? La réponse est non, il existe d’autres modèles comme la Ressource Breakdown Structure (RBS) ou le format de type texte (je vous les présenterai dans un prochain article). Pour en dire deux mots simple ici, sachez que la RBS permet de se représenter visuellement les divers niveaux hiérarchiques des ressources du projet. On raisonne généralement par fonction (plombier, électricien, etc.) et par niveau (junior, confirmé, senior). Pour ce qui est du « format de type texte », il s’agit d’une forme de fiche de poste ou encore de description de poste qui détaille les diverses tâches de la matrice RACI en les rattachant à un métier, à un poste ou à une fonction. 

La matrice RACI : Définition 

Le PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) désigne la matrice RACI comme « un outil utile qui permet d’affecter des rôles et des responsabilités de manière claire lorsque l’équipe est constituée de ressources internes et externes ».

Elle montre le travail à effectuer sous forme d’activités (cf. la colonne de gauche du schéma n°1 ci-dessous avec le nom des tâches) et les rôles des personnes concernées par le projet, définis ligne par ligne en fonction des différentes tâches (cf. les lignes horizontales du corps du tableau du schéma n°1). Dans l’en-tête du tableau, on retrouve soit le nom des personnes concernées, soit leurs fonctions (exemples : manutentionnaire, employé de ménage, administrateur des services généraux, etc.), soit des groupes de personnes.

matrice RACI template

Schéma n°1 : exemple de matrice RACI 

Comment créer une matrice RACI ? 

ouPourquoi RACI ? Il s’agit de l’acronyme des rôles et responsabilités de chacun. Je vous propose ici de voir comment créer une matrice au travers d’un projet de déménagement d’usine.    

  • R : pour « responsable » de l’exécution de la tâche. Par exemple, dans le cadre d’un projet de déménagement, si la tâche n°1 est de séparer les objets lourds, des objets fragiles et des objets précieux, le responsable est celui qui va le « faire » concrètement. Il peut y avoir plusieurs personnes « responsables » de l’exécution de la tâche.    

 

  • A : pour « acountable » c’est-à-dire « redevable » de la tâche. Celui qui devra rendre des comptes par rapport à la conformité de la tâche. Il peut s’agir du supérieur hiérarchique du responsable de l’exécution de la tâche ou tout simplement d’une personne tierce désignée comme « redevable » de l’action. Par exemple, dans le cas de notre projet de déménagement c’est celui qui va rendre des comptes si jamais les objets étaient perdus. Il va aussi devoir donner des instructions pour éviter de les perdre ! A noter, il ne peut y avoir qu’une seule personne « redevable » par tâche.   

 

  • C : pour « consulté », c’est-à-dire celui ou celle qui pourra être consultée par rapport à la tâche à réaliser. Généralement, ces personnes sont expertes d’un sujet spécifique ou il s’agit de personnes ayant déjà eu une première expérience sur le sujet de l’action. Dans notre exemple de déménagement d’usine, c’est celui qui – parce qu’il a déjà fait un déménagement par le passé – va pouvoir prodiguer des conseils sur la meilleure façon de trier les objets précieux, par exemple pour pouvoir les stocker.      

 

  • I : pour « informé », c’est-à-dire celui ou celle qui sera informée au sujet de la tâche réalisée. Cette information pourrait arriver par droit ou par devoir. Par exemple, pour notre projet de déménagement d’usine, il sera du devoir de « l’acountable » (celui ou celle qui est redevable de l’action), d’informer la personne en charge de la location des véhicules. Elle aura besoin d’être informée pour savoir quel camion louer, quelle volumétrie, quelle assurance, etc. Il peut aussi s’agir du « syndicat » qui souhaiterait notamment avoir des informations sur certaines tâches « pénibles » (pénibilité) ou « stratégiques » (quelle formation envisager pour le personnel). 

 

A noter : parfois, il vous manquera des experts et parfois, vous n’aurez à informer personne spécifiquement sur une tâche. Ce n’est pas très grave, ce qui compte c’est qu’il y ait au minimum une personne responsable de l’exécution de la tâche et une personne redevable (acountable) de la tâche. 

Quels sont les avantages de la matrice RACI ? 

La matrice RACI comporte plusieurs avantages. En voici quelques-uns : 

  • Elle permet au chef de projet de s’organiser efficacement pour s’assurer que les tâches de son projet soit réellement faites (ou au moins planifiées avec les bonnes personnes).
  • Elle permet de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun : cela évite les quiproquos et malentendus par rapport aux actions à réaliser.
  • Elle permet de maximiser ses chances d’avoir une tâche à réaliser correctement puisqu’elle est censée être vérifiée par la personne redevable de la tâche.
  • Elle permet aux collaborateurs du projet de s’auto-évaluer par rapport aux différentes tâches et au chef de projet de veiller à ce que les personnes affectées aux différentes tâches soient bien compétentes sur le sujet de l’action. Ce qui évitera au projet de prendre trop de retard par rapport aux tâches concernées.

  • Elle permet de donner du poids à chaque tâche et évite de les traiter superficiellement. En ce sens, la matrice RACI permet de générer de la valeur.

Quelques conseils pour créer votre matrice RACI :

 

Pour créer une matrice RACI facilement, vous devrez partir de la WBS (la Work Breakdown Structure) [3]. C’est cette WBS qui va vous permettre de définir ensuite les différentes tâches à réaliser. Pour finir, il vous suffira de renseigner tâche par tâche, un Responsable, un Acountable, un Consulté et un Informé.

Si je devais vous donner un premier conseil, je vous recommanderais d’agir en « servant-leader » plutôt que d’agir en « sachant » supposé tout savoir (pour en savoir plus, cliquez-ici : les secrets du servant leadership selon le PMI). Pour réussir la création de cette matrice, si vous n’êtes pas rompu à l’exercice, vous devrez faire preuve d’une grande part de sobriété intellectuelle et de modestie. Voici quelques conseils complémentaires :  

1/ Laisser d’abord les collaborateurs s’auto-désigner le plus possible sur les tâches. N’intervenez que dans un deuxième temps. Lorsque les collaborateurs auront sélectionné les tâches qui les ont le plus inspirés.

2/ Gardez en tête que cette matrice est faite pour faciliter le travail et non pas pour sanctionner les collaborateurs. Vous devez donc vous en servir surtout comme d’un outil d’organisation et de communication.  

3/ Comme dans le film Philadelphia (« expliquez-moi comme si j’avais 5 ans ! ») vous devez utiliser des mots-clés simples et facilement compréhensibles pour expliquer les tâches simplement. 

4/ Faites une matrice RACI de la matrice RACI. Expliquez par exemple qui sera responsable de la mise à jour de la matrice (comme vous le voyez sur le schéma n°1, on y retrouve le nom de la personne qui a créé la matrice et le nom de la personne qui l’a autorisée). 

5/ Veillez à ce qu’il n’y ait qu’une seule personne « acountable » par ligne

6/ Attention à ne pas mettre trop de conseillers sinon vous risquez de rencontrer des conflits de « pouvoir » inutiles. Voire dans certains cas des formes de « courses à l’échalote » générant trop d’inerties contre-productives. Ex : Si on devait attendre que les experts de la crise du COVID-19 se mettent d’accord sur la conduite à tenir pour faire face au COVID-19, on aurait attendu longtemps. Parfois, il faut savoir trancher.

7/ Proposez un système d’évaluation ou d’auto-évaluation sous la forme de quiz pour veiller à ce que chacun se sente bien à sa place sur chaque tâche à réaliser.  

8/ Liez le calendrier du projet (le diagramme de Gantt) avec la matrice RACI, sinon elle risque de devenir rapidement obsolète.   

9/ Associez la matrice RACI à la Ressource Breakdown Structure (RBS) [3] pour aider les parties prenantes à avoir une meilleure vue d’ensemble du projet. 

10/ Complétez la matrice RACI avec les descriptions de poste des collaborateurs en tenant compte de leurs fonctions respectives (d’où l’importance d’avoir ce qu’on appelle des fiches au « format de type texte »). Elles vous permettront de détailler le plus précisément possibles, les rôles, responsabilités, compétences et qualifications de chacun.

Conclusion

 

Pour résumer, la matrice RACI est un outil d’organisation très utile pour les chefs de projet. Elle permet de clarifier les rôles et responsabilités de chacun et d’éviter bien des malentendus. Elle permet aussi de responsabiliser chaque collaborateur face aux différentes tâches qui leur sont assignées (ou qu’ils se sont assignés eux-mêmes). Cette matrice est un excellent outil pédagogique pour le chef de projet mais aussi pour l’ensemble des parties prenantes d’un projet. Je dirais même qu’elle est  » la clé de voûte  » de la réussite des projets. Si certaines ressources ne sont pas à leur place, cela risque d’impacter réellement et durablement le projet sur les autres domaines de connaissance comme les coûts, le planning ou encore la qualité. A l’inverse, si certains collaborateurs ne voient pas bien ce qu’ils ont à faire, ils pourront toujours s’appuyer sur cette matrice pour bénéficier d’un réel écosystème face aux différentes tâches à réaliser. Bien réalisée, la matrice RACI offre un maximum de chances aux chefs de projet de réussir leur projet.

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Sources et références :

 

[1]  Corrigé du Quiz : Réponse A.  Il ne faut pas confondre une matrice des responsabilités (RAM) et une matrice RACI. La matrice RACI est un exemple de matrice de responsabilité (RAM) parmi tant d’autres (comme la R.A.S.C.I, la A.R.C.I, la D.A.C.I, la P.A.R.I.S, la P.A.C.S, etc.). Cf. PMBOK 6 (section 9.1.2.2) ou dans le PMBOK 7 (section 4.6.6), page n°189.   

[2] Cette information est à prendre avec des pincettes. Par ailleurs, je n’ai pas pu (ou su) recouper le nom des 3 auteurs présumés avec d’autres sources d’informations fiables. Si certains d’entre vous en connaissent l’origine, je serai ravi de la connaître et de la partager avec les lecteurs de ce blog ! 🙂

[3] J’aborderai la WBS (Work Breakdown Structure) et la RBS (Ressource Breakdown Structure) dans deux prochains articles.

Retrouvez aussi mon article sur les 10 bonnes raisons d’être certifié PMP : 10 bonnes raisons d’être certifié PMP®
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