QUIZ
Quiz : Vous entendez un chef de projet dire : « Démarrons la formation même si vous n’avez pas signé la feuille d’émargement. Ce qui est important, c’est qu’on ne termine pas la formation avant que tout le monde l’ait signée ». De quelle type de liaison de tâches s’agit-il ?
- Liaison fin-début (FD)
- Liaison fin-fin (FF)
- Liaison début-début (DD)
- Liaison début-fin (DF)
[1] Corrigé : Corrigé du quiz en bas de cet article.
Créer un planning de projet en 5 étapes
Lors du précédent article sur le chemin critique, j’ai évoqué un processus important pour pouvoir créer un planning de projet cohérent. Il consiste à organiser les activités du projet en séquence (« organiser les activités en séquence »). Pour ce faire, il convient d’ajuster l’ordre, les estimations et les ressources des activités de votre projet jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord sur le planning des tâches à effectuer (NB : souvenez-vous que dans le guide PMBOK®, les mots-clés « tâches » et « activités » sont synonymes. Pour autant, vous entendrez surtout parler « d’activités »).
Le PMBOK® 7th édition propose une planification de l’échéancier en cinq étapes (quelle que soit l’approche de développement : prédictive ou adaptative) :
Étape 1 : décomposer le périmètre du projet en activités spécifiques (cf. article intitulé : WBS en pratique). Attention à bien faire la différence entre un lot de travail et une tâche.
Étape 2 : déterminer l’ordre des activités correspondantes. Par exemple : je ne peux pas commencer à étaler la pâte sablée d’une tarte au citron meringuée avant de l’avoir mise au frais pendant au moins 20 minutes. Et pour pouvoir mettre la boule de la pâte dans le réfrigérateur, j’ai besoin d’avoir mélangé ses ingrédients préalablement (le mélange des œufs avec le sucre, le sel et la farine), etc.
Étape 3 : ensuite j’ai besoin d’estimer l’effort, la durée, les personnes et les ressources nécessaires pour pouvoir exécuter ces tâches. Dans le cas d’une tarte au citron meringuée cela est très facile, mais dans le cas de la construction d’une centrale nucléaire la tâche l’est beaucoup moins, car il y a plusieurs milliers, voire des dizaines de milliers de tâches différentes.
Étape 4 : allouer les personnes et les ressources aux différentes activités à prévoir en fonction de leur disponibilité. Cela va sans dire, mais (ce qui va sans dire encore mieux en le disant !) il faudra veiller à ce que les ressources soient disponibles. Pour ce faire, il ne faudra pas hésiter à solliciter l’ensemble des ressources concernées par les différentes tâches lorsque vous établirez votre planning. Il faudra par exemple éviter de construire votre planning dans votre coin sans consulter les personnes pressenties ou les personnes « expertes » des tâches concernées.
Étape 5 : ajuster régulièrement l’ordre, les estimations et les ressources jusqu’à ce que tout le monde soit d’accord sur le planning. Pour ce faire, il faudra mettre en avant vos talents de négociation ! 🙂
La méthode des antécédents (precedence diagramming method, PDM)
Si vous vous apprêtez à passer la certification PMP® prochainement vous devrez également être à l’aise avec la « méthode des antécédents » (je vous ai mis ici son histoire originelle : precedence diagramming method). En terme de difficulté, vous aurez rarement plus difficile à faire que cela, ce n’est pas bien méchant mais c’est un « coup à prendre » (personnellement, je mets ce sujet dans le même type de difficulté que la technique d’analyse par arbre de décision).
La méthode des antécédents est une technique que l’on utilise pour relier les activités d’un projet entre elles et montrer l’ordre dans lequel ces tâches devront être réalisées pour minimiser la durée totale d’un projet (j’en ai déjà parlé lors d’un précédent article qui parlait du chemin critique, n’hésitez pas à le parcourir en consultant la table des matières). Cette méthode met en relief 4 types de liens logiques qui existent entre les tâches d’un projet. Ces liens permettent aux chefs de projet d’optimiser leur planning et d’optimiser le temps total de leur projet en lançant par exemple plusieurs activités en parallèle (cf. start-to-start ou encore finish-to-finish). Parfois, cette méthode peut être également utilisée comme garde-fou pour éviter de laisser des postes « vacants », cf. la liaison « début-fin »).
C’est précisément ces 4 types de lien que je vous propose de voir dans ce paragraphe. Pour des raisons pédagogiques, je prendrai un exemple simple : la fabrication d’une tarte au citron meringuée (cet exemple est déclinable à l’infini sur tout type de projet bien entendu).
– Liaison fin-début (finish-to-start, FS) :
Il s’agit du lien logique qui existe entre 2 activités. L’activité successeur ne peut pas commencer tant que l’activité prédécesseur ne s’est pas terminée. C’est ce type de liaison qui est utilisé dans l’écrasante majorité des cas. Le problème avec ce type de liaison, c’est qu’elle n’optimise pas le calendrier car on est obligé d’attendre que l’activité A se termine pour démarrer la B (sauf si l’activité A dispose d’une marge. Cf. article sur le chemin critique). Parfois, pour gagner du temps on sera amené à lancer et/ou à réaliser plusieurs activités en parallèle (cf. techniques de compression des délais exposés dans les guides PMBOK®).
- Activité A : pétrir la pâte et la mettre en boule
- Activité B : mettre cette même pâte au frais dans un réfrigérateur à une température d’1° (dans un saladier) pendant au moins 20 minutes
Dans cet exemple, la liaison qui existe entre l’activité A et l’activité B est une liaison de type « fin-début » (finish-to-start) car je suis obligé d’attendre que l’activité A (pétrir la pâte et la mettre en boule) se termine pour pouvoir démarrer l’activité B (mettre cette même pâte au frais dans un réfrigérateur) car je ne peux pas mettre un saladier vide dans le réfrigérateur.
– Liaison fin-fin (finish-to-finish, FF) :
Il s’agit du lien logique qui existe entre 2 activités. L’activité successeur ne peut pas se terminer tant qu’une activité prédécesseur n’est pas terminée. Cf. PMBOK® 7th édition (page n° 59).
- Activité A : la mise sous emballage décorée de la tarte au citron meringuée
- Activité B : l’inspection de la tarte au citron meringuée
Dans cet exemple, la liaison qui existe entre l’activité A et l’activité B est une liaison de type « fin-fin » (finish-to-finish) car je ne peux pas terminer l’activité A (refermer l’emballage de la tarte au citron meringuée). Je peux commencer à préparer le papier cadeau mais je ne peux pas le refermer tant que l’activité B (l’inspection de la tarte au citron meringuée) n’est pas terminée par celui ou celle qui est censé(e) goûter la tarte et me confirmer qu’elle est bien de qualité (grâce à l’inspection).
– Liaison début-début (start-to-start, SS) :
Il s’agit du lien logique qui existe entre 2 activités. L’activité successeur (Activité B) ne peut pas commencer avant qu’une activité prédécesseur (Activité A) n’ait commencé.
- Activité A : mettre au four la pâte sablée
- Activité B : réaliser la crème citronnée
Dans cet exemple, la liaison qui existe entre l’activité A et l’activité B est une liaison de type « début-début » (start-to-start) car je ne peux pas commencer l’activité B (réaliser la crème citronnée) tant que l’activité A (la mise au four de la pâte sablée) n’a pas commencé. Bien sûr, cette dépendance n’est pas obligatoire mais elle est logique surtout si on veut gagner du temps.
– Liaison début-fin (start-to-finish, SF) :
Il s’agit du lien logique qui existe entre 2 activités (cette liaison a rencontré plusieurs problèmes d’interprétation sur internet, et je me suis moi-même retrouvé à avoir des doutes ! Mais après plusieurs vérifications, vous allez voir qu’elle n’est pas si compliquée :). Le PMI® la définit comme suit : « L’activité successeur (Activité B) ne peut pas se terminer avant qu’une activité prédécesseur (Activité A) n’ait commencé.
- Activité A : l’arrivée des hôtes pour goûter la merveilleuse tarte au citron meringuée
- Activité B : la mise au réfrigérateur de la tarte au citron meringuée
Dans cet exemple, la liaison qui existe entre l’activité A et l’activité B est une liaison de type « début-fin » (start-to-finish) car je ne peux pas terminer l’activité B (laisser la tarte au citron meringuée au frais) tant que l’activité A (l’arrivée des hôtes pour goûter la merveilleuse tarte au citron meringuée) n’a pas commencé. Tant que les hôtes ne sonnent pas à la porte, je garde la tarte au citron au frais !
Ne confondez plus les relations fin-début (FD) et début-fin (DF)
Au fur et à mesure des questionnaires d’entraînement, vous allez vite avoir tendance à confondre la liaison « début-fin » avec la liaison « fin-début ». Pour éviter cette confusion, je vous propose une deuxième grille de lecture. Supposons deux chauffeurs de tramway sur une ligne parisienne à une grande heure de pointe. Le premier est un chauffeur de jour (chauffeur A) et le second est un chauffeur de nuit (chauffeur B). La relation « début-fin » signifie que le chauffeur A ne peut pas quitter son poste tant que le chauffeur B, le chauffeur de nuit, n’arrive pour prendre son poste et pour relayer le chauffeur de jour (chauffeur A).
Imaginons que le chauffeur A termine son service de jour à 17h00. Si par exemple, le chauffeur B n’arrive pas en temps et en heure (par exemple s’il arrive à 17h30 alors que sa prise de service était à 17h00), le chauffeur de jour (le chauffeur A) poursuivra son service jusqu’à ce que le chauffeur B arrive même s’il doit faire des heures supplémentaires.
A l’inverse, la relation « fin-début » dans ce même exemple donnerait la situation suivante : cela voudrait dire que le chauffeur B est obligé d’attendre que le chauffeur A termine son service pour qu’il puisse démarrer ses fonctions. Contrairement à l’exemple précédent, ici le démarrage du chauffeur B interviendrait en fonction de l’arrivée du chauffeur A. Si le chauffeur A arrive avec 1 heure de retard, le chauffeur B démarrera son activité avec 1 heure de retard. Comme vous pouvez le constater la liaison entre les deux activités est différente.
Conclusion :
Si vous décidez de vous former à la certification PMP® prochainement, vous devrez comprendre les principes de dépendance et de liens qui existent entre les tâches d’un projet. Il vous permettront d’optimiser votre projet et de gagner en légitimité auprès de vos diverses parties prenantes. Au début, cet exercice vous semblera complexe mais avec un peu d’entraînement vous vous y familiariserez rapidement. Surtout lorsque vous verrez les gains que vous pourrez en espérer. Cette méthode est très utilisée pour les projets prédictifs mais elle peut tout aussi bien s’intégrer aux projets adaptatifs (agile).
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Sources et références :
[2] Corrigé : Réponse B. Liaison fin-fin (FF). La liaison « fin – fin » un lien logique dans lequel une activité successeur ne peut pas se terminer tant qu’une activité prédécesseur ne s’est pas achevée (cf. PMBOK® 7th édition, page n° 59). Si vous voulez un autre exercice de ce type, j’en ai également trouvé un sur via l’université de Lorraine (page n°13).
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