Le vade-mecum du projet : Différencier programme, portefeuille, processus et autres notions

Quiz introductif : Parmi les propositions ci-dessous, quelles sont celles qui d’après-vous s’apparentent le plus à un projet ? (Vous trouverez la réponse à ce quiz en note de bas de page[1]).

1. Créer 3 applications mobiles ?
2. Améliorer son processus de recrutement ?
3. Préparer une nouvelle loi ?
4. Vérifier la livraison de nouveaux ordinateurs portables ?

Pour répondre à cette question, je vous propose de reprendre la définition officielle du PMI® [2] car le terme « projet » est polysémique, d’aucuns parlent de projet là où il faudrait parler de programme, de portefeuille ou encore de processus. Cela est certainement lié au fait qu’en France, le métier de chef de projet n’est pas encore régulé. Dans cet article, je vous aide à séparer le bon grain de l’ivraie.

QU’EST-CE QU’UN PROJET ?

« Un projet est une initiative temporaire entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique [3] ». Ça c’est la définition officielle que vous devrez connaître si vous envisagez de vous former à la certification PMP®. Ici 2 mots clés sont encore plus importants que les autres, le mot clé temporaire et le mot clé unique. Les 2 questions clés à se poser pour comprendre cette nuance sont les suivantes : « c’est quoi le livrable ? » et « quand est-ce que le projet se termine ? ». Voici 3 exemples concrets :

1. Exemple de produit : créer un drone sous la forme de prototype permettant de se poser sur des abribus.
2. Exemple de service : créer une opération chirurgicale à cœur ouvert pour implanter un tout nouveau pacemaker.
3. Exemple de résultat : assurer le déménagement de son entreprise de Paris à Marseille.

Comme vous pouvez le constater dans ces 3 exemples, l’ensemble des caractéristiques de la définition sont repris et particulièrement les notions de « temporalité » et les notions « d’unicité ».

Un directeur de projet (ou un chef de projet) veille à « bien faire le projet » en s’assurant de contrôler à la fois les coûts, le temps et le périmètre du projet (parfois vous entendrez parler de triptyque du projet [4] ).

QU’EST-CE QUI SE PASSE AVANT UN PROJET ?

Avant l’heure c’est pas l’heure et après l’heure c’est plus l’heure ! Avant le projet, le chef de projet n’a encore été nommé officiellement. Il n’a donc aucune autorité sur ce qui se passe dans les coulisses du projet. Toutefois, il doit savoir que lorsqu’il va être nommé chef de projet, il va hériter d’un certain nombre d’informations (notamment lorsqu’il va contresigner la charte du projet avec le sponsor). L’information la plus importante, relève de la notion de « valeur commerciale » du projet. Il doit s’enquérir des business documents (l’étude de rentabilité, de marché, le business plan, etc.) et connaître la valeur commerciale du projet. (Pour en savoir plus, cliquez sur cet article intitulé : se concentrer sur la valeur d’un projet).

QU’EST-CE QUI SE PASSE APRÈS UN PROJET ? 

Pour comprendre ce qui se passe après un projet, il faut comprendre ce qui veut dire « la gestion des opérations », pour ce faire, je vous propose un exemple avec le projet de vaccin contre la COVID-19. Le vaccin a été créé et livré par l’entreprise Pfizer au commanditaire final (l’Union européenne). Mais une fois que le commanditaire a formellement accepté le projet, le travail ne s’arrête pas là ! Les équipes de l’entreprise Pfizer doivent en assurer la promotion, la distribution, la maintenance, etc. C’est ce que qu’on appelle la gestion des opérations. La gestion des opérations est en quelque sorte la « vie courante » de l’entreprise.

NB : Parfois, on utilise l’expression « Run » pour parler de gestion des opérations en l’opposant à l’expression « Build » pour parler de gestion de projet. Il ne s’agit là que de synonymes.

QU’EST-CE QU’UN PROGRAMME ?

Dès que l’on a affaire à au moins 2 projets différents et interdépendants, cela signifie que nous ne sommes pas dans un projet mais dans un programme. Par exemple 3 applications mobiles différentes et interdépendantes : Uber, Uber eats, Uber Copter, Uber Rent, etc. Tout comme le directeur de projet ou chef de projet, le directeur de programme veille à « bien faire le projet ».

QU’EST-CE QU’UN PROCESSUS ?

« Ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat escompté [5] ». Pour mieux comprendre cette définition là encore je vous propose un exemple. Imaginons que vous deviez fabriquer des chaussettes de couleurs noires en taille 40. Que diriez-vous si à l’arrivée l’une était beaucoup plus grande que l’autre ? Ou encore si l’une sortait d’une couleur noire et l’autre d’une couleur rouge ? Bref que diriez-vous si vous constatiez un problème de variabilité ? Vous ne seriez pas satisfait et vous auriez raison ! Ici comme vous venez de le constater un processus cherche à maximiser la stabilité du résultat escompté. Pour ce faire, rien ne doit être laissé au hasard. On connaît – à la virgule près – toutes les étapes de la chaîne de fabrication des chaussettes. Donc vous comprenez bien que pour pouvoir passer en « mode processus », il faut avoir mené le même projet plusieurs fois puisqu’on connaît à la perfection toutes les étapes de fabrication du résultat escompté. Et il ne serait pas rentable de basculer en « mode processus » si on n’avait qu’un seul produit ou service à produire (#Publicité Lustucru : cliquez-ici pour la (re)découvrir)

Il faut voir le processus comme un entonnoir avec des données d’entrée, des données de sortie et une machine de fabrication au milieu. Dans notre exemple de fabrication de chaussettes. Les données d’entrée (Input) seraient la laine et le fil à coudre. Les données de sortie (Output) seraient les chaussettes. Et au centre on aurait la ressource humaine et matérielle permettant de les fabriquer et maîtrisant le(s geste(s) à la perfection [6] (c’est ce qu’on appelle les « Tools and Techniques »). Ces Inputs, Outputs et Tools and Techniques sont souvent exprimés via l’acronyme ITTO.

NB : L’objectif étant de limiter la variabilité du processus, on a tendance à croire qu’il suffirait de remplacer la ressource humaine par un robot parce que contrairement aux humains la compétence et la motivation des machines ne varie pas. Oui mais non ! La variabilité n’est pas liée qu’à la dimension humaine, elle peut également être liée à l’usure des machines, à la poussière de l’environnement, à l’humidité de l’air, etc. A titre d’exemple dans le domaine aéronautique on limite la variabilité à partir d’indicateurs à « 6 sigma » voire à « 7 sigma » (soit à plus de 99, 9973 % de stabilité).  

QU’EST-CE QU’UN PORTEFEUILLE (PORTEFOLIO) ?

Un portefeuille (portfolio en anglais) est la combinaison de plusieurs projets (pas nécessairement interdépendants), de programmes et d’opérations courantes. Contrairement au directeur de programme, le directeur de portefeuille veille à « faire le bon projet ». Attention à ne pas confondre cette notion avec celle de Lean Portfolio Manager du Framework SAFe® qui renvoie davantage à de très (très) grosses fonctionnalités, cliquez-ici pour en savoir plus. 

Voilà, j’espère que maintenant vous arrivez à mieux faire la différence entre un projet, un programme, un portefeuille, une opération courante et un processus. Comme à l’accoutumée, si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à me contacter je vous répondrai au plus vite.

Bonne révision à tous,

Bonne chance pour votre examen PMP® ! 😊

Tarik Cherkaoui

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Sources et références :

[1] Corrigé du quiz introductif : réponse C, la première proposition ressemble davantage à un programme, la seconde à un processus et la quatrième à une opération courante.  

[2] PMI® : Project Management Institute

[3] Project Management Book Of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixième édition, Project Management Institute Inc., 2017.

[4] A ne pas confondre avec le « Triangle des talents du PMI ». 

[5] Définition selon la norme ISO 9000 :2015 (fr)

[6] Plus le geste est technique, plus le risque de variabilité est grand

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