Interview d’Abdelbasset Ouldkhessal : Quel avenir pour le métier de PMO ?

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Quel avenir pour le métier de PMO ? Interview d’Abdelbasset OULDKHESSAL

Amis Prométhéistes, bonjour, bonsoir, soyez les bienvenus. Permettez-moi d’ouvrir les portes de ce podcast avec une question autour de ce mystérieux métier de PMO “Project Management Office”, “Project Management Officer”. Alors quel métier, quel avenir choisir pour le métier de PMO ? C’est la question du jour que je m’apprête à poser à notre éminent invité Abdelbasset Ouldkhessal :  PMO, senior consultant et virtuose du domaine. Alors, vous êtes prêt cher camarade ? (Générique) Abdelbasset Ouldkhessal, bonjour, c’est un véritable plaisir de te recevoir dans ce podcast.

Abdelbasset Ouldkhessal : Bonjour à tous, bonjour à toutes, bonjour Tarik ! Avant de plonger dans le vif de sujet, de vous parler de moi. Je tiens à te remercier Tarik pour ta passion, ton dévouement à promouvoir le métier de la gestion de projet à travers ton contenu, tes podcasts et les interviews que tu fais avec des experts en la matière. Merci !

Tarik Cherkaoui : C’est un très grand plaisir et c’est un honneur pour moi de te recevoir dans ce podcast. Alors bien justement, est-ce que tu pourrais te présenter, prendre quelques minutes pour te présenter avant qu’on rentre un petit peu plus dans le vif du sujet pour la communauté des auditeurs de ce podcast qui ne te connaitraient pas encore ?

Abdelbasset Ouldkhessal : Bien sûr ! Je m’appelle Abdelbasset. Actuellement, je suis consultant en PMO pour une société de conseil à Paris qui s’appelle Beezen J’ai eu le privilège de me spécialiser dans ce domaine depuis 9 ans. Ma collaboration dans des différents secteurs tels que le Banking, les entreprises FMCG (Fast-Moving Consumer Goods), les Fintech (technologies financières), m’ont offert une perspective sur les faits et les besoins en matière de gestion de projet. Je suis aussi certifié PMP® (Project Management Professional by the Project Management Institute) et je suis certifié aussi par la communauté internationale des PMO, la “PMO Global Alliance”, j’ai une certification “PMO Certified Practitioner” (PMO-CP®). Au-delà de mon travail quotidien et les interactions avec mes clients, je m’implique activement dans la communauté internationale des PMO qui regroupe actuellement les meilleures compétences dans ce métier, à l’échelle mondiale, ce qui offre une belle opportunité d’apprentissage et de monter en compétence à tous les adhérents. Je pense qu’on aura l’occasion d’en parler en détails tout à l’heure.

Tarik Cherkaoui : Oui, tout à fait ! Et déjà bravo à toi pour cette trajectoire étoilée et magnifique. 👏🥇🎉  Alors, Abdelbasset effectivement, je t’ai proposé cette invitation pour qu’on puisse échanger autour du métier de PMO, parce que je trouve que c’est un métier qui est injustement méconnu et surtout en France. On le relaie souvent à un rôle de subalterne alors que d’après tous les standards internationaux, c’est un rôle considéré comme stratégique. Vraiment stratégique pour l’entreprise, alors est-ce qu’on pourrait peut-être rappeler ce qu’est un PMO et en quoi un PMO se distinguerait d’un chef de projet traditionnel ?

Quelle différence entre un PMO et un chef de projet ?

Abdelbasset Ouldkhessal : Excellente question Tarik, c’est toujours super d’aborder ce domaine avec ce mythe PMO vs Chef de Projet. Il est vrai que cette confusion autour du rôle de PMO n’existe pas uniquement en France. En réalité, nous observons cette confusion partout dans le monde. Même si chaque région à ses propres particularités et nuance bien sûr, mais ce qui est bien, c’est que nous convergeons tous, vers une compréhension plus précise et raffinée du rôle du PMO. Si je peux définir c’est quoi un PMO ? Eh bien, le concept, comme tu l’as indiqué en introduction de “Project Management Office”, c’est un concept anglais, très anglais même. En français, on l’appelle souvent “Bureau de Gestion de Projet”, mais on utilise toujours la terminologie de PMO. Eh bien, c’est un département, c’est une cellule où un professionnel qui assure la standardisation des méthodes de gestion de projet au sein d’une organisation. Il met en place des procédures, des outils et des méthodes communes. En d’autres termes, on peut dire qu’il agit comme un gardien des standards, même si je n’aime pas trop ce terme. Mais, il assure bien ce rôle de gardien des standards et des meilleures pratiques en matière de gestion de projet. Pour revenir au mythe PMO versus chef de projet, eh bien c’est très simple : un chef de projet se concentre de manière tactique sur un projet spécifique, selon une charte de projet. Alors qu’un PMO, il a une vue d’ensemble, il s’assure que les projets individuels ou les projets transverses sont alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Tarik Cherkaoui : D’accord ! Donc c’est le gardien des standards, je retiens. J’aime beaucoup cette métaphore du gardien des standards et cette vue d’ensemble qu’il va avoir sur les projets de façon transverse. Alors donc c’est un rôle quelque part, un rôle de mentor un peu ou un rôle de grand frère, de grande sœur, on appellera ça comme on veut. On compare souvent aussi, le PMO, en fait, a une espèce de Sherpa qui viendrait accompagner ou aider le chef de projet dans son quotidien pour l’aider à coordonner son projet. Et on compare aussi le chef de projet, alors on ne prend pas la métaphore du gardien des standards, mais plus la métaphore du chef d’orchestre. Est-ce que le rôle de PMO ce ne serait pas justement celui qui se retrouverait, si on garde la métaphore du chef d’orchestre au dos du chef du projet et qui lui soufflerait un peu en quelque sorte ce qui se passe derrière lui et qui serait en quelque sorte une passerelle entre le monde du projet et le monde du business. Bien sûr, avec cette vue d’ensemble que tu décris, avec ce vernis d’accompagnateur, à la différence par exemple du business analyst, qui lui a un rôle plus fonctionnel d’analyste métier. Qu’est-ce que tu en penses ?

Abdelbasset Ouldkhessal : J’aime beaucoup cette analogie qui peut être établie entre les différents métiers, tels que chef de projet, PMO (Project Management Office) et business analyst. Pour rester dans ce contexte, considérons le chef de projet comme un chef d’orchestre. Son rôle consiste à unifier et coordonner de nombreux éléments pour garantir la réussite du projet, en ayant une vision globale du business, voire des parties prenantes qui ne peuvent pas toujours avoir une vue directe sur le projet. C’est là que le rôle du PMO devient essentiel, car il agit comme un observateur externe ou un conseiller. Il apporte une perspective complémentaire et peut parfois identifier des aspects que le chef de projet ne pourrait pas voir, que ce soit en raison des contraintes opérationnelles du projet ou tout simplement en raison de la nature parfois trop centrée sur le projet.

L’analogie du PMO comme celui qui « murmure à l’oreille du chef de projet » est très pertinente, car le PMO fournit au chef de projet ce que nous appelons des « insights » ou des « leçons apprises », ainsi que des « recommandations » basées sur une vue d’ensemble. Ces recommandations servent de passerelle entre la dimension du projet et la dimension business.

Une autre approche que j’apprécie grandement, et qui est d’ailleurs promue par la communauté internationale des PMO, la « PMO Global Alliance », est la notion de « service provider ». Le PMO peut avoir un catalogue de services qu’il met à disposition du chef de projet. Parmi ces services figure le rôle de mentor, qui peut guider, conseiller et partager les bonnes pratiques, en s’appuyant sur les retours d’expérience. Il est important de souligner que cette démarche peut faire une énorme différence dans la réussite des projets.

Tarik Cherkaoui : D’accord. Donc effectivement cette idée de service “provider” est aussi effectivement extrêmement importante. Et c’est vrai qu’on a tendance à oublier cette dimension de service que va offrir le PMO.

Alors, quid des nouvelles technologies, j’ai envie de parler aussi de ce monde nouveau qui est en train de se dessiner aujourd’hui devant nous, on parle de blockchain, on parle d’ordinateur quantique, on parle bien sûr d’intelligence artificielle, etc. Alors ce serait quoi d’après toi les défis de ce métier de PMO, à l’heure de l’intelligence artificielle ? Est-ce que tu penses qu’il y a encore un avenir ?

Est-ce que le PMO a encore un avenir ?

Abdelbasset Ouldkhessal : Oui tout à fait, je pense qu’il aura un avenir ! 🙂 Ta question, Tarik, touche à ce qui est sans doute, le plus grand défi, et pas seulement pour le métier de PMO mais aussi pour tous les métiers de notre époque. Comment s’adapter et évoluer face à cette explosion technologique ? En particulier, face à l’intelligence artificielle qui est très avancée et qui est sans doute aujourd’hui en train de transformer le rôle du PMO, comme tous les autres domaines. Ce qu’on peut tirer tout de suite comme constat, c’est que le rôle traditionnel administratif de PMO est bel et bien fini, car des plateformes comme Microsoft Pilot (Microsoft 365 Copilot) aujourd’hui peuvent désormais gérer des tâches administratives de manière beaucoup plus efficace et précise qu’avant. De mon point de vue, il est impératif que le PMO se repositionne comme un véritable fournisseur de services en étant en avance sur son temps. Il doit anticiper les changements, piloter les innovations, et se concentrer sur un sujet très important, à savoir la création de valeur pour l’entreprise. D’ailleurs, cette idée de « valeur » a émergé dernièrement en étant évoquée par des institutions reconnues comme le PMI® (Project Management Institute) avec la notion de XMO ou de Value Management Office (VMO). Tous ces termes-là insistent particulièrement sur cette idée de création de valeur. De même, la communauté internationale des PMO (la PMO Global Alliance) a développé une méthodologie, qu’on appelle la “PMO Value Ring”. Elle repose entièrement sur ce principe de création et de génération de valeur au sein de l’entreprise.

Tarik Cherkaoui : La PMO Value Ring ?

Abdelbasset Ouldkhessal :  Exactement. Pour résumer, le PMO doit faire face à cinq défis majeurs dans le contexte actuel de transformation.

1. Le premier défi est l’agilité. Dans ce monde en constante évolution, l’agilité n’est plus une option, mais une nécessité. Le PMO doit s’assurer que les équipes restent constamment à jour avec les nouvelles technologies, afin de s’adapter rapidement aux nouveaux outils et méthodologies.

2. Le deuxième défi crucial est la formation et le développement des compétences. Il est essentiel que le PMO encourage la formation continue des équipes de projet sur les nouvelles technologies. Cela garantira la pertinence des projets et la compétence de l’équipe pour les gérer. Je profite de cette occasion pour recommander la formation sur l’intelligence artificielle générative proposée par le PMI®. J’ai eu la chance de la suivre il y a quelques semaines, elle est disponible sur le site du PMI®. Cette formation a reçu des retours extrêmement positifs et a rencontré un grand succès, car elle montre comment l’intelligence artificielle générative peut être utilisée efficacement dans la gestion de projet.

3. Le troisième défi concerne l’intégration de l’intelligence artificielle dans la gestion de projet. L’IA offre des outils puissants pour la prévision, le suivi et la gestion des risques. Le PMO doit comprendre comment intégrer ces outils de manière efficace sans compromettre l’intégrité du processus de gestion de projet.

4. Cela nous amène au quatrième défi, qui est l’éthique et la gouvernance. L’IA peut désormais intervenir même dans la prise de décision, ce qui soulève des questions éthiques Le PMO devrait établir des directives claires pour garantir une utilisation éthique et transparente de l’IA.

5. Enfin, le cinquième et dernier défi est le « Change Management » (gestion du changement). Comme pour tout changement, l’adoption de nouvelles pratiques peut susciter des résistances. Le PMO joue un rôle essentiel dans la gestion de ce changement, en veillant à ce que les transitions se déroulent en douceur et que toutes les équipes restent engagées dans ce processus de transformation.

Tarik Cherkaoui : D’accord ! Donc vraiment une vue à 360° extrêmement intéressante aussi bien sur l’axe de l’agilité, de l’intelligence artificielle, du développement des compétences que sur l’axe technique des outils, tu as parlé d’outils que ce soit aussi sur la dimension également “Change” ou éthique qui effectivement est au cœur des enjeux des métiers de coordination. Alors justement, puisqu’on parle de ces dimensions-là, est-ce qu’on pourrait faire un “use case”, c’est-à-dire imaginer, une situation pour celles et ceux qui nous écoutent ?

Imaginons une situation fictive où un nouveau PMO, que nous appellerons Monsieur Gudule, vient d’être nommé. Quelles seraient, à ton avis, les 4-5 étapes clés, concrètes, que nous pourrions lui conseiller pour mettre en place rapidement un PMO efficace, que ce soit pour Monsieur ou Madame Gudule ?

Quelles seraient les 4-5 étapes clés à mettre en place pour implémenter une PMO efficace ?

Abdelbasset Ouldkhessal : Je reconnais qu’il n’existe pas une seule démarche universelle pour la mise en place d’un PMO. Pourquoi ? Parce que cela dépend de l’organisation, de ses besoins spécifiques et de ses parties prenantes, ainsi que des bénéfices qu’elle espère tirer de la création du PMO. En fait, les bénéfices attendus définissent en grande partie le type ou la structure du PMO. On peut avoir un PMO stratégique, tactique ou opérationnel. Cependant, si nous devons proposer un plan d’action, il s’articule généralement autour de cinq étapes bien connues.

• Etape 1(ou étape 0) : Tout d’abord, il y a l’évaluation initiale du niveau de maturité de l’organisation en matière de gestion de projet. Que le PMO soit une entité indépendante ou qu’il soit géré par une personne au sein de l’organisation, il est essentiel de comprendre les processus en place, les outils actuellement utilisés au sein de l’entreprise, ainsi que le niveau de compétence des équipes. Cette évaluation permet d’identifier les lacunes et de définir le modèle d’intervention du PMO pour faciliter la tâche de son responsable. Une méthode couramment utilisée pour cette évaluation est l’OPM3 (Organisation Project Management Maturity Model), proposée par le PMI®.

• Etape 2 : Le deuxième aspect clé concerne l’alignement stratégique. Il s’agit de collaborer avec les sponsors et la direction du projet pour définir leurs objectifs et identifier comment la mise en place du PMO peut contribuer aux objectifs de l’organisation et apporter des bénéfices.

• Etape 3 : La troisième étape, c’est la mise en place des processus et des outils. Toutes ces étapes dépendent de la première, suite à l’évaluation, le PMO et les stores, les standardisent, les processus de gestion de projets qui seront adoptés par l’organisation et sélectionnent des outils qui soutiendront ces processus sélectionnés. Cela inclut des logiciels de planification, de gestion de projet conformes aux différentes méthodes de gestion de projet, des tableaux de bord et des outils de communication.

• Etape 4 : Le quatrième axe, c’est la formation et le développement de compétences. Cette étape est cruciale pour moi, car elle assure la pérennité des processus et des outils mis en place. Le PMO joue un rôle essentiel en garantissant que les formations sont dispensées efficacement, que ce soit à travers des sessions de formation, des ateliers ou d’autres méthodes adaptées à l’entreprise.

• Etape 5: Et la cinquième étape est la revue et l’amélioration continue. Il s’agit de passer en revue les performances et de cerner les points à améliorer après la mise en place de cette cellule PMO.

Tarik Cherkaoui : D’accord ! Donc diagnostic initial, identification du niveau de maturité de l’entreprise, alignement avec la stratégie de l’entreprise, mise en place des différents outils associés, développement des compétences et puis pour finir une dimension d’amélioration continue pour pouvoir être toujours dans une dynamique proactive.

Abdelbasset Ouldkhessal : Tout à fait !

Tarik Cherkaoui : D’accord ! Et on parle aussi beaucoup des diverses communautés. Il y a la communauté des chefs de projets avec la communauté du PMI® (l’institut du management de projet). Mais est-ce qu’il existe aussi des communautés des PMO ?

Est-ce qu’il existe aussi des communautés des PMO ?

Schéma n°1 :

Logo de la PMO GLOBAL ALLIANCE

Cette communauté joue un rôle majeur dans le monde du PMO en réunissant des PMO et des experts du monde entier. Elle offre une plateforme pour l’échange d’idées, le partage de connaissances et la promotion des normes et des meilleures pratiques dans ce métier. Parmi ses initiatives, on trouve les « PMO Global Awards« , un événement annuel qui vise à mettre en lumière et célébrer l’excellence dans le domaine des PMO. Cette année, la cérémonie de clôture des « PMO Global Awards » a lieu à Paris (pour en savoir plus, cliquez-ici), offrant une occasion unique aux membres français de rencontrer leurs pairs internationaux. Pour plus de détails sur cet événement, vous pouvez consulter ici le site de la PMO Global Alliance. Au sein de la « PMO Global Alliance », il existe deux certifications qui méritent d’être mentionnées. La première est la « PMO CP » (PMO Certified Practitioner) destinée aux praticiens, et la seconde est la « PMO CC » (PMO Certified Consultant) pour les consultants. Ces deux certifications sont devenues des références pour les professionnels souhaitant valider et approfondir leurs compétences dans ce domaine. Une autre communauté à noter est la « PMO Leaders« , qui fait un travail remarquable en matière de collaboration et d’échange d’idées.

Ce qui est particulièrement gratifiant dans ces communautés, c’est leur esprit de collaboration et de travail conjoint. Plutôt que de travailler en silo, ces deux communautés organisent souvent des événements conjoints et d’autres initiatives pour maximiser leur impact et promouvoir la profession dans son ensemble.

Tarik Cherkaoui : D’accord ! Donc, c’est vraiment intéressant ! Alors, Abdelbasset, on arrive bientôt à la fin de ce podcast. Et comme tu le sais, ce blog, cette chaîne, s’adresse aussi à ceux qui souhaitent faire reconnaitre leurs expériences professionnelles de chef de projet, pour obtenir la certification PMP® du PMI®. Alors, est-ce que tu aurais un conseil à donner aux candidats qui se préparent actuellement à cette certification, un conseil en termes de “Mindset”, en termes d’état d’esprit, voilà ! Qu’est-ce que tu pourrais leur donner comme conseils ?

Un conseil pour ceux qui veulent se préparer à la certification PMP® ?

Abdelbasset Ouldkhessal : Bien sûr ! C’est toujours un plaisir de partager des conseils, des encouragements, pour ceux qui sont sur le chemin de la certification PMP® et qui demeure à mon sens la certification la plus prestigieuse dans le domaine de la gestion de projet actuellement. C’est vrai que sa préparation est très exigeante, mais, avec beaucoup de motivation et beaucoup d’efforts, on peut réussir à cet examen.

• Si je prends du recul et partage mon expérience pour obtenir la certification, tous les conseils se résument à l’importance de l’état d’esprit, comme tu l’as mentionné. Il est essentiel d’adopter une mentalité d’apprenant. En d’autres termes, gardez un esprit ouvert et soyez toujours prêt à apprendre.

• Le deuxième conseil concerne l’engagement et la persévérance. Le chemin vers la certification peut être long, avec une période de préparation de 10 mois (Tarik : personnellement, je pense que c’est plutôt entre 3 et 4 mois, pour en savoir plus sur la préparation à PMP®, cliquez-ici). Il est crucial de ne jamais abandonner, de rester engagé et de se concentrer sur l’objectif de réussir l’examen.

• Le troisième conseil porte sur l’organisation et la gestion du temps. La gestion du temps est une compétence essentielle pour mener à bien ce projet. Soyez organisé et utilisez votre temps de préparation de manière efficace.

• Le quatrième conseil concerne la pratique à travers des simulations d’examen. Il existe de nombreux simulateurs disponibles, alors faites autant de tests que possible. Par exemple, j’ai personnellement effectué plus de trois mille questions et une vingtaine de simulations d’examen. Cela m’a permis de me mettre en condition et d’identifier mes points faibles pour les améliorer.

• Enfin, le cinquième conseil consiste à ne jamais hésiter à chercher du soutien. N’hésitez pas à demander de l’aide à des coachs, des consultants ou des professionnels certifiés PMP®. Ils peuvent vous fournir des conseils précieux et des astuces pour réussir l’examen.

Tarik Cherkaoui : D’accord ! Oui, effectivement ! Je suis totalement d’accord avec toi effectivement. Je me souviens aussi avoir fait ça, j’avais contacté des personnes sur LinkedIn qui avaient passé la certification et je leur avais dit alors, comment ça se passe. Voilà ! Et cette curiosité-là, je trouve que c’est un très bon conseil en plus de ce que tu as précisé ; l’engagement, la persévérance, la gestion du temps. Voilà le fait de s’entraîner aussi, de rien lâcher. Alors, merci ! Merci beaucoup !

Alors, on est déjà arrivé à la fin de ce podcast Abdelbasset. Alors Abdelbasset, pour conclure cette émission, j’ai l’habitude de laisser la parole à l’invité. Alors, voici une question un peu bonus pour toi : y a-t-il une question que tu aurais souhaité que je te pose, mais que je ne t’ai pas posée ? Ou bien, y a-t-il un dernier message que tu souhaites partager avant de clôturer ce podcast ?

Conclusion

Merci Tarik pour cette opportunité ! Si je devais suggérer une question, elle porterait certainement sur la manière dont le PMO s’intègre et collabore avec les fonctions de support, et critiques de l’organisation, telles que l’audit interne, la gestion des risques ou la gestion des transformations. Je pense qu’avec son éventail d’outils multifonctionnels, le PMO travaille constamment en collaboration, veillant au respect des règles, à la coordination quotidienne et à la cohérence.

C’est une fonction qui n’est pas toujours facile, même lorsqu’elle est correctement positionnée, car elle peut servir de catalyseur pour unifier diverses fonctions et garantir que l’organisation avance de manière cohérente vers ses objectifs.

En conclusion, je conseille à tous ceux qui évoluent dans le monde du PMO de ne pas se limiter à leur propre domaine, mais de chercher activement à comprendre les autres fonctions. Comme tu le fais bien Tarik et à devenir un partenaire stratégique pour votre organisation. Qui sait, peut-être qu’un jour quelqu’un écrira une bande dessinée mettant en scène le « Captain Collaboration du PMO » 🙂 notre super-héros, et décrira ses aventures au sein de l’organisation. Qui sait ? 🙂

Tarik Cherkaoui : Eh bien, le message est passé et la proposition est ouverte. 🙂 Alors, merci infiniment Abdelbasset Ouldkhessal d’avoir accepté cette invitation. Merci à vous aussi, à tous chers auditeurs, chers Prométhéistes d’avoir pris le temps d’écouter ce podcast jusqu’à la fin.

Si vous l’avez apprécié, je compte sur vous pour mettre un joli petit pouce vers le haut et à nous faire part de vos commentaires. Je le ferai passer bien entendu à Abdelbasset. Personnellement, sachez que je réponds à tout le monde. Donc, n’hésitez pas à interagir avec ce podcast. Ce sera avec un immense plaisir ! Merci beaucoup et à très bientôt et merci encore Abdelbasset Ouldkhessal. Merci !

Abdelbasset Ouldkhessal : Tout le plaisir est pour moi, merci à toi Tarik !

(Générique de fin). 

* Veuillez noter que le jour de l’enregistrement de notre podcast, la PMO Global Alliance opérait en tant qu’entité autonome. Quelques jours plus tard, le 26 octobre 2023, le PMI® (l’Institut du Management de Projet) a officialisé son acquisition. Pour de plus amples informations concernant cette acquisition, nous vous invitons à consulter le communiqué de presse du PMI®.