Comment se préparer à l’examen PMP® (en 2024) ?

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• L’examen PMP® a changé depuis la réforme du 02/01/2021 mais doit-on se baser sur le guide PMBOK® 7th ? Sur le Guide Pratique des groupes de Processus  ou sur le Guide pratique Agile pour se préparer à l’examen PMP® en 2024 ? 
• Plusieurs personnes ayant passé l’examen récemment me disent qu’ils n’ont eu aucun calcul à faire contrairement à ce qu’ils avaient préparés : donc cela sert-il à quelque chose de savoir faire les calculs du Management de la Valeur Acquise (Earn Value Management)  ? 
• A quels types de questions puis-je m’attendre ?  

Sachez que si vous vous posez ces questions, cela est totalement normal, normal parce que le PMI® (Le Project Management Institute) a connu une double transformation qui a impactée directement la certification PMP®. Déjà qu’avec une transformation c’est pas simple mais là avec deux, on a eu le droit à une  double portion de fromage ! 🙂 

Transformation n°1 : Une réforme de l’examen PMP® le 02/01/2021 (toujours valable à l’heure où vous lisez ces lignes, donc pas d’inquiétude ;)) qui propose désormais une évaluation critériée sur les 3 grandes façons de gérer un projet (approche prédictive, agile et hybride). Avant on était plutôt sur une  approche prédictive (qu’on appelle « approche par processus »).  

Transformation n°2 : Une réécriture complète du PMBOK® n°7, publié en août 2021, a été faite pour proposer un cadre plus général des 3 grandes façons de gérer un projet. Mais le PMBOK® n°7 était associé à une plateforme numérique, la plateforme intitulée PMIstandards+, conçue pour ne pas perdre les acquis des précédentes années d’écritures des versions précédentes. Le problème, c’est que la dimension « papier » manquait trop fortement à la communauté. Par conséquent, le PMBOK® n°6 a été réintégré en urgence au format « papier » sous un nouveau nom : le guide pratique des groupes de processus (Process Groups: A Practice Guide).

Au-delà des confusions et des rumeurs qui ont émergées suite à ces transformations, je pense que cette agilité mérite malgré tout d’être saluée parce que PMI® a su s’imposer en interne un des principes du standard du PMBOK® qu’elle promeut en externe auprès de la communauté des chefs de projet, à savoir « accepter l’adaptabilité et la résilience » (principe n°11). Ce qui est intéressant parce que même le PMI® n’échappe pas aux principes universels de gestion de projet ! 🙂 

Vous l’aurez compris, le but de cet article est donc de vous aider à séparer le bon grain de l’ivraie pour que vous puissiez vous préparer au mieux à l’examen PMP®. 

COMMENT SE PRÉPARER À L’EXAMEN PMP® ?  

Doit-on se baser sur le guide pratique de l’approche par processus (anciennement le PMBOK® 6th) ? Sur l’approche par principe (que l’on retrouve désormais dans le PMBOK® 7th) ? Ou sur le guide des pratiques Agiles pour réviser ? La réforme de 2021 est-elle encore valable en 2024 ? Pour répondre à ces questions, je vous propose plusieurs niveaux de réponses, mais d’abord, la voix officielle. Quand on lit l’article du « PMI.org » intitulé : « PMP Exam Reference List [1] », on y découvre d’une part, la liste (non exhaustive) des 10 livres de préparation à l’examen et d’autre part, le référentiel d’évaluation intitulé : « PMP Exam Content Outlines » (Grandes lignes du contenu de l’examen Project Management Professional – Mis à jour de l’examen de janvier 2021).

Pour rappel, voici la liste des 10 livres de préparation à l’examen proposés par le PMI.org (ce qui ne représente pas moins d’un total de 6159 pages ! 

1. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (Harold Kerzner) : 1296 pages
2. Fundamentals of Technology Project Management 2nd edition (Garton, Colleen, McCulloch, Erika) : 2012, Paperback : 744 pages
3. Information Technology Project Management (Kathy Schwalbe) : 672 pages
4. Project Management: The Managerial Process (Erik W. Larson, Clifford F. Gray) : 608 pages
5. Agile Practice Guide (Project Management Institute) : 210 pages
6. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Project Management Institute) et son guide : 369 pages + 395 pages 
7. Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme, Hybrid (Robert K. Wysocki) : 612 pages
8. Project Managers Portable Handbook, Third Edition (David L. Cleland, Lewis R. Ireland) : 465 pages
9. Essential Scrum: A Practical Guide to the Most Popular Agile Process (Kenneth S. Rubin) : 500 pages
10. The Project Management Tool Kit: 100 Tips and Techniques for Getting the Job Done Right (Tom Kendrick) : 288 pages

Total : 6159 pages

A ce stade, normalement vous devriez être en train de vous dire :

• Ouh là, là, mais où est-ce que j’ai mis les pieds ?? 😱
• Il y a beaucoup trop de référence, je ne vais jamais y arriver !! 🤯
• J’ai l’impression que je ne vais jamais voir le bout du tunnel !! 😵
• A quoi bon faire tout ça ? ça ne sert à rien ! Le jeu en vaut-il la chandelle ? 🤔 
• Ça va me prendre un temps fou pour tout réviser !!! 😰
• Par où commencer ?!? 😕

Sachez que si vous vous posez ces questions, cela est totalement normal ! Plus de 6000 pages cela peut faire peur et il y aurait de quoi ! Pour dédramatiser la situation, voici ce que je peux vous dire :

• Je vous rassure tout de suite, parmi les personnes auxquelles j’ai posées la question, aucune (pourtant toutes certifiées PMP®) n’a lu les 6000 pages de la bibliographie recommandée ! 😊
• Au delà, de toute cette bibliographie, ce qu’il faut surtout c’est bien comprendre les 3 approches de développement de gestion de projet : « l’approche prédictive » , « l’approche adaptative (ou agile) » et « l’approche hybride ».  😄
• L’examen PMP® n’est pas qu’un examen de mémorisation, c’est surtout un examen de mise en situations ! 🎠
• Si vous êtes familier des approches adaptatives (dites « agiles »), votre temps de préparation sera beaucoup plus fluide que pour les néophytes. 😎
• Si vous avez choisi de passer cette certification, c’est que vous êtes déjà un chef de projet expérimenté. Voyez plutôt cet examen comme une validation des savoirs et savoir-faire que vous avez acquis au cours de ces dernières années en gestion de projet et non seulement comme un examen « à réviser ». 💪
  
• Si tout le monde obtenait cette certification facilement, elle n’aurait plus de valeur ! 💸On n’obtient pas la Rolls Royce des certifications en gestion de projet sans un minimum d’effort. Il est donc normal qu’il y ait une forte barrière à l’entrée !  Ceci étant dit, il y a déjà eu plus d’1 million de personnes certifiés : pourquoi pas vous ? 😊

SUR QUELS LIVRES RÉVISER L’EXAMEN PMP ?

De mon point de vue, j’estime qu’il est surtout important de comprendre les 3 grandes façons de gérer un projet : l’approche prédictive (que l’on retrouve dans le guide pratique des groupes de processus), les approches adaptatives (que l’on retrouve dans le guide pratique Agile) et les approches hybrides (que l’on retrouve dans la deuxième partie du PMBOK® 7th, c’est une sorte de cocktail des 2 précédentes approches). On ne peut pas vraiment dire que les 12 principes de gestion de projet exposés dans la première partie du PMBOK® 7th (cf. Schéma n°1) soient réellement une « approche » au sens méthodologique du terme. Il s’agit plus de principes que vous devez avoir en tête pour agir dans vos projets. Au même titre que le principe de précaution existe dans le domaine de l’environnement, ou le principe d’Habeas corpus dans le domaine de la justice. Mais ce n’est pas, par exemple, le principe d’inviolabilité du corps humain qui existe dans le domaine de la médecine qui va vous dire comment opérer un malade. C’est plus un code qu’on doit avoir en tête au même titre qu’un code de gouvernance d’entreprise. Mais ce code de gouvernance ne vous dira comment diriger une entreprise au quotidien.

Le PMI® (Le Project Management Institute, l’institut qui délivre les certifications PMP®) suppose aussi que vous sachiez faire un peu d’accompagnement au changement (voir les modèles de Change Management exposés dans la 2ème partie du PMBOK® 7th comme le modèle ADKAR®, le modèle de Virginia Satir, etc.). Il existe également un guide pratique sur le Change Management [2] mais il est inutile de l’approfondir pour l’examen PMP® (sauf si ce sujet vous intéresse pour votre culture générale personnelle bien sûr !)

Schéma n°1 : illustration du standard et du guide figurant à l’intérieur du PMBOK® 7th

Si je devais condenser les 6159 pages exposés précédemment, je vous donnerais la liste suivante (cf. schéma n°2) :

1. 1. Le PMBOK® 7th (Partie 1 : le standard) : pour comprendre les 12 principes de gestion de projet (se concentrer sur la valeur, impliquer les parties prenantes, optimiser les réponses aux risques, etc.). Il y a 12 principes dans la 1ère partie du PMBOK® 7th édition. Il n’est pas utile de les mémoriser par cœur par contre il faudra en comprendre la philosophie générale pour l’examen. 
      2. Le Guide Pratique des Groupes de Processus : pour comprendre l’approche prédictive de gestion de projet (je cadre le projet, je le planifie, je l’exécute mais je n’oublie pas de le contrôler et je finis par le clôturer).   
      3. Le Guide des Pratiques Agiles : pour comprendre les approches adaptatives (approches adaptatives = approches agiles) qu’on appelle aussi « cadres de travail agiles » (Framework) et surtout le Mindset (l’état d’esprit) qui les accompagne (cf. Les 4 valeurs du manifeste agile). En sachant que le framework le plus utilisé dans le monde de l’agilité aujourd’hui est Scrum (il est donc très important de bien comprendre ce framework). Pour le consulter, cliquez-ici). NB : Veuillez noter, qu’il est totalement inutile de connaître par cœur l’implémentation de tous les Frameworks présentés dans le guide pratique agile (comme l’Extrême Programming, Crystal, etc. par exemple). Par contre, comprendre la philosophie générale de chacun de ces outils pourra vous aider à y voir plus clair dans ce mindset.
      4. Le PMBOK® 7th (Partie 2 : le guide) : pour avoir une approche plus hybride de gestion de projet. En sachant que si vous avez bien compris l’approche par processus et le mindset agile. Il ne restera plus grand chose à découvrir. Il ne vous restera qu’à compléter votre travail par les modèles d’accompagnement au changement et consorts (cf. le chapitre 3, 4 et les annexes du PMBOK® 7th).

NB : Veuillez noter que le PMBOK® n’est pas un règlement. Il vaut donc mieux partir du principe que ce n’est pas une vérité universelle à appliquer quoiqu’il arrive mais un standard recueillant des bonnes pratiques à appliquer sur « certains » types de projet.  

Schéma n°2 : illustration du périmètre de révision principal de l’examen PMP®

Voyez, on vient de diviser par 10 la bibliographie officielle et ses 6159 pages en faisant un réel travail de priorisation ! 😊 Ajoutez à cela votre expérience professionnelle (pour la partie un peu plus hybride) et vous serez au top du top pour le jour J ! 😎💪😊 

PRÉPARER L’EXAMEN PMP® : 8 CONSEILS STRATÉGIQUES

Voici mes conseils pour vous préparer au mieux à l’examen PMP® :   

Conseil n°1 : Fiez-vous surtout au référentiel d’évaluation intitulé : « Exam Content Outline » (Grandes lignes du contenu de l’examen Project Management Professional). En tapant sur Google : « Grandes lignes du contenu de l’examen PMP® du PMI® », vous devriez pouvoir trouver le référentiel facilement (au format PDF). 

Conseil n°2 : Pour les questions concernant les approches prédictives de gestion de projet,  bien que vous n’en aurez pas beaucoup, vous devrez bien comprendre les Inputs, Outputs et Tools et Techniques (ITTO) [3] des 49 processus du guide pratique des groupes de processus (il faut à minima connaître les Outputs principaux). NB : Parfois vous verrez qu’il y a un wording qui n’est pas tout à fait le même entre le guide pratique de l’approche par processus et la version n°7 du guide PMBOK® : utilisation du terme « problème » au lieu du terme « point à traiter » (traduction du terme anglais « issue log »). Mais au delà de ces termes ou processus, ce qu’il faut c’est bien comprendre leur utilité et leur articulations. Document de révision principal : Guide Pratique des Groupes de Processus (On les retrouve aussi sur la plateforme numérique intitulée : PMIstandards+)

Conseil n°3 : Pour les questions concernant les approches de développement adaptatives (agiles donc), vous devez très bien maîtriser le framework SCRUM. SURTOUT ne vous contentez pas d’apprendre les évènements principaux du framework. Vous devez vraiment comprendre ses difficultés intrinsèques, ses subtilités et ses bonnes pratiques. Si vous n’êtes pas du tout à l’aise avec l’agilité, vous pourriez envisager de passer une certification SCRUM facile à obtenir (CSM 1 et/ou PSM I) avant de passer l’examen PMP®. NB : si vous choisissez de passer l’examen en français, notez que l’intégralité des termes seront traduits de l’anglais ce qui pourra surprendre. Ex : au lieu de « user-story », vous aurez le droit à une traduction mot-à-mot comme « récit utilisateur », ou encore « scénarii d’utilisation ». Heureusement, il est très facile de changer la langue de la question posée. S’il y a un terme que vous ne comprenez pas, je vous inviterais à « switcher » en anglais pour vous assurer qu’il ne s’agit pas d’un terme « franglais », bénéficiant d’une mauvaise traduction (les traductions se sont nettement améliorées mais on ne sait jamais !). Document de révision principal : Guide Pratique Agile + Guide Scrum 2020.   

Conseil n°4 : Pour les questions concernant les approches de développement hybrides de gestion de projet, vous aurez peu de documentations spécifiques (quelques pages dans le guide pratique Agile et UNE seule définition dans la partie « guide » PMBOK® 7th, page n°36). Mais en réalité, c’est tout à fait normal : puisque l’approche hybride est un mélange des approches prédictives et des approches agiles. Si vous avez compris l’approche prédictive et l’approche agile, alors vous avez compris l’approche hybride ! 🙂 Il s’agit soit de mettre des bonnes pratiques agiles dans des cycles prédictifs, soit l’inverse. Exemple : si je considère les Daily meetings comme une bonne pratique de gestion de projet, alors, lorsque je les implémente dans le cadre d’un projet de nature « prédictive », cela revient à adopter une approche hybride ! 🙂 Après avoir saisi cette idée, il ne vous restera plus qu’à feuilleter les notions relatives à l’adaptation du projet à l’entreprise (Chapitre 3 du PMBOK® 7th) et les notions relatives à la culture organisationnelle de l’entreprise, à l’accompagnement au changement, etc. (Chapitre 4 et Annexes du PMBOK® 7th). En sachant que ce qui importera le jour J, c’est surtout votre « état d’esprit » pour aborder les situations présentées... Mon conseil pour ce type de question et de vous fier surtout à votre expérience professionnelle : vous êtes déjà des chefs de projet chevronnés, vous verrez, ça va marcher ! 🙂 Document de révision principal : PMBOK® 7th (partie 2) + votre expérience professionnelle. 

Conseil n°5 : Ne révisez qu’à partir de simulateurs de questions ! Plutôt que de lire les bouquins des bibliographies recommandées et ensuite de vous entraîner, je vous recommande de réviser à partir des simulateurs de questions types et seulement ensuite d’aller regarder les références dans les guides officiels : le PMBOK® 7th, les guides pratiques, la plateforme du PMI® (pmistandards+) ou encore sur des sites articles bien rédigés sur internet. Ensuite, faites-vous un plan de révision sur 3 mois en bloquant une date d’examen. Quitte à la déplacer plus tard, au moins vous aurez la date de calée (vous pouvez changer la date de passage comme vous voulez mais attention, si vous bloquez une date d’ici 3 mois et que vous la modifiez moins de 3 semaines avant, on vous demandera de payer 70 $ pour ça …). 

 » APPRENEZ À CHOPER LE RYTHME ! « 

Vous devez apprendre à « choper » le rythme ! Pour ce faire, allez-y progressivement au début, les 4 premières semaines, ne vous mettez pas la pression pour répondre aux questions. Même si vous mettez 8-10 minutes pour répondre à chaque question, c’est pas grave ! Vous avez besoin de gagner en confiance ! On va dire que les 4 premières semaines, si vous répondez en 5-10 minutes à chaque question c’est pas grave ! Ensuite, entre la semaine 4 et la semaine 8, là vous pouvez vous donner comme contrainte de répondre en 2 minutes maximum. Puis, pour finir, après la semaine 8 et jusqu’à la semaine 12-13, vous devrez répondre en 60 secondes (76 secondes pour être exact mais gardez un peu de temps pour relire les 3-4 questions que vous aurez « marquées » pour les revoir à la fin de chaque bloc de questions).      

J’ai également écrit un article sur la gestion du temps pendant l’examen gestion du temps pendant l’examen, n’hésitez pas à le consulter.

Faites-vous au moins 2 examens blancs en condition réelle de l’examen (ou très proche des conditions réelles) pour le jour J. à la fin de la semaine n°10 et une semaine avant votre jour de passage officiel : 180 questions à réaliser en moins de 230 minutes (2 pauses de 10 minutes après chaque série de 60 questions).

Conseil n°6 : Investissez dans un simulateur de questions ! La plupart des simulateurs PMP® sont en anglais et il y a peu d’options disponibles sur le marché francophone, c’est la raison pour laquelle j’en ai conçu un très particulier (peut-être même unique sur le marché !) car c’est le seul qui vous proposera de scorer vos tests et d’avoir des corrigés au format vidéo), cliquez-ici : Simulateur PMP® français. 

N’hésitez pas à « mixer » mon simulateur PMP® avec d’autres simulateurs, comme « SCRUM » par exemple puisque maintenant, l’agilité fait partie intégrante de l’examen.  

ÊTES-VOUS PRÊT À PASSER L’EXAMEN PMP® ?

Conseil n°7 : De tradition et pour éviter les risques de fuites ou de débordements, le PMI® ne communique pas sur ce qui touche de près ou de loin à l’examen. Donc vous aurez peu de chance de savoir quel score vous devez avoir pour obtenir le précieux sésame (Oui, oui, je sais que pour nous français c’est quelque chose de choquant ! ;)) Mais le score ne doit pas être une fin en soi, car vous pouvez avoir un très bon score et échouer quand même (en raison d’un problème de gestion du stress par exemple ou de temps). A l’inverse, vous pouvez avoir de faibles scores (genre 60%-65%) et réussir quand même. Je vous conseille d’avoir au moins 73 % pendant au moins 5 sessions d’affilées à un simulateur de question de niveau moyen/difficile sur des questions inconnues pour vous présenter (mon simulateur par exemple est de niveau moyen/difficile, mais n’hésitez pas à le mixer avec d’autres simulateurs pour diversifier les exercices). Vous pouvez espacer vos sessions avec 1 ou 2 jours d’intervalle pour éviter de les connaître par cœur ! Ce qui est important c’est de vraiment bien comprendre pourquoi les options sélectionnées sont bien les bonnes options (et pas les autres). Dans mon simulateur par exemple, j’ai vraiment veillé à vous expliquer pourquoi les bonnes options sont les bonnes (d’un point de vue PMI® bien sûr) et pourquoi les autres options ne sont pas les bonnes options.   

N’hésitez pas aussi à utiliser d’autres simulateurs, (les meilleurs sont anglophones) comme celui de Joseph Philipps (instructing .com) ou celui de la très regrettée Rita Mulcahy (rmcls .com) si vous n’êtes pas très à l’aise avec le vocabulaire anglais, vous pouvez toujours jouer avec l’appareil photo de l’application mobile de Google Traduction (mais c’est un anglais technique donc vous verrez que ça devrait le faire !).

Si vous arrivez à appliquer ce 7ème conseil, j’estime à plus de 95%, vos chances d’obtenir la certification PMP® du premier coup. Si jamais par malheur vous étiez dans les 5% restant et que vous avez manqué l’examen de justesse, ne modifiez rien à la stratégie que je vous ai exposée. Continuez de vous préparer à partir d’un simulateur pendant 1 semaine ou 2 (après avoir digéré la pilule :)) et repassez l’examen. Vous verrez ça va porter ses fruits !!   

Conseil n°8 : Mon dernier conseil est une cerise sur le gâteau. Le jour J, gardez à l’esprit que les réponses aux questions à choix multiples sont (comme tout QCM) formulées pour être choisies en procédant par « élimination ». Vous aurez quelque fois la possibilité d’éliminer facilement certaines réponses. Par exemple, vous pouvez éliminer facilement les choix de réponse qui emploient des mots « invariants » tels que « toujours », « jamais », « personne », « tout le monde », etc. Ex : le chef de projet doit toujours obliger tout le monde à …. (à vous de compléter la phrase dans les commentaires, soyez créatifs ! :)). Vous l’aurez compris, ces expressions « invariantes » sont un peu trop radicales. Dans la plupart des contextes de gestion de projet, il est rare que les situations puissent être dictées par des règles aussi « rigides ». 

POUR RÉSUMER :

La littérature dévolue à l’examen PMP® est abondante et si vous ne vous préparez pas de façon méthodique, vous risquez de vous décourager face à la quantité de travail à produire pour vous préparer. Retenez surtout le conseil n°7 qui englobe bien tous les précédents. Comme me le disait toujours un de mes amis, le juge de paix c’est le score obtenu au « simulateur » qui est le bon « trigger » (déclencheur). Et il avait raison ! Vous devez surtout vous préparer à partir de simulateurs et ensuite enrichir votre culture générale en allant fouiller les notions que vous ne comprenez pas ou pas assez. Retenez ceci : cet examen est exigeant mais avec de la préparation et un zeste de motivation, il reste à la portée de tous ! Vous pouvez maintenant commencer à réviser sereinement. 😎💪😊

Bonne révision à tous, 😊

Bonne chance pour votre examen ! 😊

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 Sources et références :

[1] Source : la bibliographie officielle provient du site du PMI®. Vous pouvez la retrouver facilement en tapant sur Google : « PMP Exam Reference List » (et le lien concerné du PMI .org apparaîtra en première position du référencement Google).  

[2] Managing Change in Organizations : A Practice Guide (disponible uniquement en anglais pour l’instant) 

[3] Comme vous, je suis attaché à la langue française mais les termes « données d’entrée » et « données de sortie » ont été remplacés par les termes anglais « Input » et « Output » essentiellement pour des raisons pratiques. Leurs usages sont plus largement répandus en gestion de projet.