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Interview de Jean-Yves KLEIN : Pourquoi l’agilité échoue encore en entreprise ?

Amis Prométhéistes, bonjour, bonsoir, soient les bienvenus !

Pourquoi l’agilité échoue-t-elle encore en entreprise ? Parce que oui, mesdames et messieurs, il arrive que l’agilité échoue encore quelques fois en entreprise, en témoigne une récente décision de justice de la cour d’appel de Paris qui a dû faire face aux approches agiles. Et c’est ce qu’on va se demander dans ce podcast, pourquoi cette approche si prometteuse sur le papier peine encore parfois à porter ses fruits ?

Et cette question, j’aurai le privilège et l’honneur de la poser à Jean-Yves Klein, coach agile émérite et expert des frameworks agiles. Son dévouement envers l’agilité n’est plus à démontrer tant que son travail stimule les communautés de projet et les communautés diverses et variées, que ce soit sur le plan de l’agilité ou que ce soit auprès de différents professionnels.

Vous êtes prêts les amis ? Allez, c’est parti, générique !

(Générique)

Tarik Cherkaoui : Jean-Yves Klein, bonjour !

Jean-Yves Klein : Bonjour !

Tarik Cherkaoui : C’est un vrai plaisir d’accueillir dans ce podcast ! Et Jean-Yves, je te suis encore une fois très reconnaissant de ce geste de courtoisie que tu as eu à notre égard pour nous apporter ton éclairage et pour alimenter notre réflexion autour de l’agilité. Alors, est-ce que tu pourrais te présenter en quelques mots pour ceux qui n’ont pas encore eu le plaisir de faire ta connaissance ?

Jean-Yves Klein : Tout à fait ! Donc, je m’appelle Jean-Yves Klein. J’ai commencé ma carrière comme développeur. Ensuite, je suis passé chef de projet, directeur de projet, responsable de centre de service, responsable de bureau d’étude électronique, directeur d’agence. Et puis un jour, je me suis décidé à faire ce que je faisais depuis longtemps dans chacun de ces postes, c’est-à-dire mettre en place des équipes agiles. Je suis alors devenu coach agile. 

Et donc, depuis plusieurs années, j’accompagne toute sorte d’entreprises, des petites, des grandes, dans l’informatique, dans le marketing, dans la mécanique, dans l’électronique pour les aider à changer l’organisation de travail, changer leur « Way of Working » pour que, justement, ils puissent gagner en efficacité. Et tout ça, ça se fait très facilement en s’appuyant sur les hommes. Et c’est vraiment mon axe de travail depuis des années, utiliser les outils pour changer les comportements et derrière, gagner en efficacité.

Tarik Cherkaoui : d’accord ! Donc, un parcours émaillé de projets, de produits à fort enjeu et aussi bien sur le plan électronique que sur le plan informatique, mais surtout motivé par les façons de travailler et les organisations de travail en s’appuyant sur les « People », sur les humains, parce que peut-être que pour toi, ce qui fait la différence dans une entreprise, c’est d’abord et avant tout les humains.

Jean-Yves Klein : Oui. 

Tarik Cherkaoui : Alors, Jean-Yves, je te propose de nous plonger directement dans le vif du sujet parce qu’on a du pain sur la planche, on va aborder un sujet éminemment délicat parce que je t’ai proposé cette invitation pour qu’on puisse parler de l’agilité, mais plus particulièrement pour parler de ces difficultés d’implémentation en entreprise. Alors, peut-être qu’avant de rentrer vraiment dans le vif du sujet, on pourrait rappeler c’est quoi l’agilité et en quoi l’agilité, la gestion de projet par exemple, agile, se distingue de la gestion de projet traditionnelle.

Jean-Yves Klein : Alors, déjà, l’agilité, c’est le dernier truc à la mode dans les outils d’optimisation de la productivité des entreprises. C’est d’abord ce que Jeff Sutherland a vendu aux PDG en leur promettant de faire deux fois plus de livrables en deux fois moins de temps.

Tarik Cherkaoui : Waouh, c’est très ambitieux !

Jean-Yves Klein : Et beaucoup de gens y ont cru ! Et donc, derrière, très souvent, on va retrouver des méthodologies de type « Scrum », « Kanban », « SAFe » dès qu’on va vouloir parler d’agilité.

Donc, c’est particulièrement adapté dans des environnements incertains, dès qu’on ne sait pas exactement ce que veut le client, ou que la technologie n’est pas complètement sèche. C’est ce que va expliquer la matrice de Stacey où justement, on va pouvoir positionner un petit peu où est-ce qu’on en est, notre technologie, notre compréhension, notre client, où est-ce qu’il en est et de pouvoir se dire est-ce qu’on est dans un environnement simple, compliqué, complexe ou anarchique.

Tarik Cherkaoui : d’accord ! Donc quand on est dans l’environnement complexe avec un fort pourcentage d’incertitude, on va plutôt aller sur des approches agiles. Et quand on est sur des environnements un peu plus maitrisés, on va plutôt se diriger vers des méthodes traditionnelles de gestion de projets ?

Jean-Yves Klein : Oui, ce qu’on va appeler du « Cycle en V », du « Waterfall ». C’est ce qui va marcher…

Tarik Cherkaoui : Pour la partie « IT » effectivement, on utilise souvent effectivement la partie cycle en V « Waterfall ». Après, il y a d’autres écosystèmes, je pense à l’univers du BTP ou à ce genre d’Univers. On ne va pas forcément parler avec ce genre de verbatim, mais je vois ce que tu veux dire, c’est d’abord et avant tout des approches traditionnelles ou anciennes versus des approches un petit peu plus modernes.

Jean-Yves Klein : Oui ! Et dans ces approches modernes, on va démarrer avec un énorme avantage. On peut démarrer un projet sans tout connaître, sans tout avoir défini. On apprend en marchant. Et, on sera capable de faire un meilleur produit que ce que le client avait imaginé au départ.

Tarik Cherkaoui : d’accord ! Effectivement, c’est une idée qui est pleine de bon sens. Mais alors, pourquoi est-ce que l’agilité, elle échoue encore quelques fois ? Qu’est-ce qui coince, est-ce que c’est de l’incompréhension ? Est-ce que c’est de, je ne sais pas, un manque de volonté, un problème d’état d’esprit, une incompatibilité liée à une culture d’entreprise un peu particulière ? Qu’est-ce qui coince ?

Jean-Yves Klein : Eh bien déjà, la première chose qui fait que ça coince, c’est que déjà, le ver était dans le fruit. Donc, dans l’agilité, on va se permettre de découvrir, de changer d’avis.

Mais on oublie très souvent le « Qui paie ? » Donc, imaginons que demain je veuille refaire ma salle de bain, je vais demander un plombier, que je vais payer à l’heure. Et si dans ma salle de bain, je lui demande de mettre une douche à l’Italienne à la place d’une baignoire que j’avais imaginée au début, ça ne va pas lui poser de problème, car c’est moi qui paie. Le plombier n’aura pas à me le rappeler.

Mais quand dans un métier, on a client qui change d’avis, ceux qui réalisent vont être évidemment d’accord, pour deux raisons. D’abord, on est agile et puis c’est toujours le client qui paye. Donc, le client a raison.

Mais à aucun moment, on va revenir vers le client pour lui montrer que c’est fréquent, changement d’avis, que ce soit de baignoire, de machin, de truc, … ont un impact sur le planning, la quantité d’éléments livrés. Et quand à la fin, je vais me retrouver avec une douche qui m’aura couté très très cher, ce sera la faute de qui ?

Tarik Cherkaoui : effectivement ! Et je crois que c’est vraiment très parlant d’utiliser cette image du client qui paye effectivement versus les changements d’avis.

Alors, comme je le disais en début de ce podcast, j’ai devant moi une décision juridique, un arrêt de la cour d’appel de Paris qui date du 6 janvier 2023. Alors, pour vous raconter l’histoire rapidement, mesdames et messieurs qui nous écoutez, il s’agissait d’une société qui aurait souhaité créer des applications mobiles pour des animaux. Mais elle était très contrariée parce que d’une part, elle aurait souhaité que son fournisseur soit plus rapide, et parce que d’autre part, elle aurait souhaité que les applications mobiles soient plus conformes à sa demande. Elle a notamment reproché à son fournisseur d’avoir manqué à son devoir de conseil, d’avoir manqué à son devoir de conformité, de ne pas avoir respecté le calendrier contractuel. Et à priori, l’arrêt de la cour d’appel de Paris a confirmé le jugement de la première instance en disant que le client : petit un, n’aurait pas formulé explicitement ces exigences. Petit deux, n’aurait pas participé lui-même au test pour inspecter ces applications mobiles et à voir s’ils étaient conformes ou pas. Et puis petit trois surtout, il aurait signé le procès-verbal, vous savez, c’est le fameux document qu’on utilise dans un projet traditionnel, il a signé ce procès-verbal sans vraiment émettre de réserve. Et donc, le client a donc été débouté de ses demandes.

Et ce qu’il y a d’intéressant dans cette histoire, cher Jean-Yves, c’est que le prestataire informatique a revendiqué l’utilisation de l’approche agile. Je rappelle que l’approche agile est censée privilégier une collaboration avec le client plutôt qu’une négociation à outrance contractuelle, cf., le manifeste agile, document révolutionnaire s’il en est. Mais approche agile ou pas, à la fin, on finit toujours par signer un contrat. Et qui contrat, dit enjeu sur les délais, enjeu sur les coûts, enjeu sur la qualité, sur le périmètre. Bref, le fameux triptyque de gestion de projet.

Alors, qu’est-ce que tu en penses Jean-Yves ? Comment est-ce que, d’après toi, ce client, ce demandeur, aurait pu sortir un peu de ce piège pour éviter les problèmes de gaspillage ?

Jean-Yves Klein : Déjà, ce genre de problème, je l’ai déjà vécu personnellement où j’avais un responsable projet qui m’a fait tout arrêter et tout refaire toutes mes interfaces graphiques parce qu’il voulait que tout soit décalé d’un pixel.

Alors, décalé d’un pixel comme ça, c’est…(compliqué) bah non, non ça c’est pas beau, je veux d’un pixel à droite, d’un pixel à gauche, machin… On a perdu un temps pas possible. Mais à la fin, je me suis entendu dire : « Ouais, vous n’êtes pas assez rapide, vous êtes tout le temps en train de tout refaire », bah oui, mais à un moment, il faut savoir qui a pris la décision, se dire qu’il fallait absolument refaire d’un pixel à droite ou à gauche. Et me mettre un petit peu cette décision-là au centre du poste de commandement, qui prend cette décision ?

Et si cette décision est prise, bah qu’il ne va pas derrière me dire que je suis en retard. Donc, c’est pour ça qu’il y a un truc très important à faire dans n’importe quel projet, ça s’appelle la « matrice des compromis ». Et c’est tout simple à mettre en place, tu fais quatre lignes, quatre colonnes. Et dans chaque ligne, tu mets « Coût/Délai/Qualité/Périmètre ». Et dans les lignes, tu mets « Très important/important/pas important ». Et tu as le droit de mettre qu’une croix par ligne et par colonne.

Schéma n°1 : matrice des compromis

Et donc, déjà, tu vas dire : qu’est-ce qui est important pour mon projet ? Est-ce que c’est le périmètre ? Est-ce que c’est le « Time to market » ? Est-ce que c’est la qualité ?

Et là, déjà, il faut absolument qu’avant de commencer le projet, on soit tous d’accord. Mais comment on va faire le projet ?

Et à mon avis, pour ce client qui voulait un logiciel pour une utilisation assez particulière, cette question n’a pas été posée, entre qu’est-ce qui est important, c’était le « Time to market » ou les fonctionnalités, que ce soit joli, que ce soit machin parce que si on regarde un petit peu dans l’arrêt (de la cour d’appel de Paris), on voit qu’il y a eu plusieurs discussions, plusieurs choses qui ont été refaites. Mais pour moi, ils n’étaient pas alignés.

Donc, cet alignement est super important comme tu l’as dit, ça fait partie d’une des quatre valeurs agiles, du manifeste (cf. article sur le manifeste agile). Collaborer avec le client plus tôt que de négocier contractuellement qu’on n’a plus ce dialogue constructif. Derrière, on n’est plus dans une vraie agilité. Et là, je pense que dès qu’il y a ce dialogue constructif, ils ont en a fait le constat qu’il n’existait plus, il fallait revenir à du traditionnel, avec des comptes-rendus, des cahiers de charges et plein de choses amusantes.

Tarik Cherkaoui : intéressant ! Donc, tu suggères qu’on revienne finalement au fondement des choses, notamment en clarifiant à la fois les rôles ou les responsabilités, mais aussi surtout la responsabilisation de la décision.

Comme on dit, « décider c’est renoncer ». Dans ce que tu me dis, j’entends que parfois, effectivement, on ne décide pas, on a du mal à décider.

Jean-Yves Klein : au-delà de ça ! On a des patrons qui ont l’habitude qu’on leur promette que le coût, le délai, la qualité, tout va être respecté. Mais quand on a un petit peu d’expérience en gestion de projet, on sait qu’il va falloir faire des sacrifiés. Qu’est-ce qu’on veut bien sacrifier ? Est-ce qu’on veut bien sacrifier la qualité du code et on aura de la dette technique. Et ça veut dire qu’on aura une belle application qui sera développée, mais qui va être très compliquée à maintenir ?

Est-ce qu’on est capable de se dire que peut-être que certaines fonctionnalités si on ne les a pas tout de suite, ce n’est pas si grave ? Et dans ce cas, on va attaquer le périmètre. Et si on n’a pas de problème de coût, est-ce qu’on peut se dire qu’on pourrait peut-être revoir à la hausse le nombre de personnes qui travaillent sur le sujet pour avoir quelque chose qui va nous permettre d’avoir une meilleure force de frappe ? C’est ces questions-là qu’il faut se poser dès le début.

Tarik Cherkaoui : Et si tu me permets une question un peu systémique, si je devais forcer le trait, des fois quand on veut amener quelqu’un à changer de comportement, on lui demande de faire un peu plus la même chose, quelqu’un arrive en retard, on lui suggère d’arriver encore plus en retard pour qu’il prenne conscience des mécanismes ou des habitudes qu’il met en œuvre et pour l’inviter à rompre avec certaines mauvaises habitudes. Et là, j’ai envie de te poser un petit peu la même question, si je devais forcer le trait, qu’est-ce qu’il faudrait faire encore plus, pour faire échouer encore plus l’agilité en entreprise, qu’on soit du côté du client ou qu’on soit du côté du fournisseur ?

Jean-Yves Klein : 🙂 Pour bien, bien faire échouer l’agilité, il faut surtout déresponsabiliser tout le monde. Ce n’est pas de ma faute, c’est de la faute du document que vous n’avez pas signé. Ce n’est pas de ma faute, vous n’avez pas réagi au mail que je vous ai envoyé… et ainsi de suite. Ça marche très très bien dans certaines organisations où tout le monde se… comment dire, se protège et met des parapluies partout.

Tarik Cherkaoui : Oui, se renvoient la balle…

Jean-Yves Klein : Ouais, vous avez des superbes réunions avec dix personnes. Tout le monde sait que les dix sont en retard. Mais derrière que le premier qui va lever la main pour dire : « Bah, moi, je ne pourrais pas livrer à temps », les neufs autres vont lui tomber dessus en disant : « C’est de ta faute si moi, je vais être en retard » alors que tout le monde sait que les dix sont en retard quoi.

Tarik Cherkaoui : Il y a vraiment un état d’esprit qui doit être accompagné en fait avec cette mise en place, avec cette approche.

Jean-Yves Klein : C’est pour ça que j’ai vraiment un conseil à donner, c’est de lire le livre de David Marquet « Renverser la vapeur », ou vraiment…

Tarik Cherkaoui : Ah, je ne connaissais pas ! D’accord, « Renverser la vapeur ».

Jean-Yves Klein : C’est un commandant de bord de sous-marin américain qui s’est retrouvé à devoir commander le pire sous-marin de la flotte, et il en a fait le meilleur en changeant cette culture de responsabilité où avant, il y avait des leaders et des exécutants. Et il a apporté plusieurs choses, dont la façon de travailler « leader-leader ». C’est-à-dire que je suis Leader, je te confie un truc, et toi, tu es Leader de ce truc-là, et c’est toi qui en as la responsabilité, et donc tu vas tout faire pour que ça marche bien. Je te donne une tâche, je t’ai confié une responsabilité. Et ça va très très loin, c’est un bouquin qui se lie très vite, qui est actuellement important si on a des équipes qu’on aimerait rendre plus autonomes, plus matures. Je vous conseille vraiment ce livre de David Marquet.

Tarik Cherkaoui : Effectivement, dans ce que tu décris, il y a vraiment une perspective qui est très éclairante. C’est vraiment cette notion de responsabilisation, de responsabilisation des personnes et de faire en sorte qu’ils se comportent vraiment comme des contributeurs au sens « volontaire » du terme, pas forcément des personnes qui exécutent les choses sans comprendre le sens de ce qu’ils font.

Jean-Yves Klein : C’est de « l’empowerment » et ce n’est pas valable pour tout le monde. J’ai eu des gens dans mes équipes qui m’ont dit : « Non non, moi, je ne veux pas être responsable, je ne veux pas être autonome, tu me dis ce que je dois faire ! ».

Et là, dans ce cas, il n’y a pas d’autres solutions que de lui dire : « Écoute, j’apprécie que tu puisses me le dire, mais maintenant, on va te trouver un autre projet parce que là ça ne va pas être possible sur ce projet-là. »

Tarik Cherkaoui : Des fois ça passe par là, peut-être pour faire gagner une autonomie, les collaborateurs qui démarrent et qui ont une faible autonomie, je suis d’accord avec toi. Peut-être qu’il va falloir leur proposer des choses un peu plus directives et prendre des collaborateurs un peu plus matures pour les projets qui nécessitent une forte autonomie. D’accord.

Jean-Yves Klein : C’est plus une question d’état d’esprit que tu retrouves, un truc tout bête, c’est un truc qu’on retrouve dans les scouts, dans plein de choses comme ça où tu vas essayer de rendre au maximum les gens autonomes de leur tâche deviennent responsables, et que derrière de leur propre chef, ils puissent prendre des actions parce qu’ils savent qu’ils en seront responsables.

Tarik Cherkaoui : oui ! Alors, effectivement, mais ça nécessite une certaine tolérance à la frustration, c’est la fameuse métaphore de la canne à pêche, quand on veut donner à manger à quelqu’un, soit on lui donne des poissons, soit on lui apprend à pêcher. Alors, s’il a une forte tolérance à la frustration, pas de problème, il saura garder sa patience pour apprendre à pêcher et faire les essais et les erreurs qui vont bien pour pouvoir être autonomes. Et si au contraire, il a une faible appétence à la frustration, il risque de rentrer dans une relation de dépendance avec son mentor. D’accord ! Donc, c’est vraiment intéressant !

Jean-Yves Klein : Mmm

Tarik Cherkaoui : Alors, on arrive bientôt à la fin de ce podcast déjà, je vois le temps passer. Comme tu sais, ce blog, cette chaîne s’adresse aussi aux chefs de projet qui aimeraient confirmer leurs expériences de chefs de projet en obtenant la prestigieuse certification PMP® du PMI®. Est-ce que tu aurais un conseil à leur donner ? C’est une question que je pose à tous mes invités, je leur dis : « Bah voilà, si tu as un conseil en termes d’état d’esprit, de Mindset… » voilà, pour pouvoir demain, faire valoir leurs expériences.

Jean-Yves Klein : Déjà, il faut prendre un petit peu de recul par rapport aux méthodes, entrez dedans. L’agilité, c’est beaucoup de promesses, ça marche qu’on y va vraiment. Comme beaucoup de choses, le vélo, ça ce n’est pas à moitié, avec un pied par terre et un pied sur une pédale, ça ne marche pas.

Tarik Cherkaoui : J’aime beaucoup cette métaphore !

Jean-Yves Klein : C’est pour ça que pour qu’on puisse en retirer des bénéfices, il faut vraiment accompagner structurellement les choses et ça va suffisamment loin pour se dire qu’il y a des gens qui ont théorisé ça en se disant que très souvent, il y a aussi les « lois de Larman » qui disent que : « Si ça échoue, c’est parce que l’organisation n’a vraiment pas envie de changer. »

Donc, quand on veut faire une vraie transformation agile, si on n’a pas le board (engagé) depuis tout en haut, ça ne va pas fonctionner ! On va se retrouver avec des équipes qui vont se retrouver agiles et un « Middle-management » qui ne va pas retrouver sa place. C’est un escalier, un escalier, ça se balaie par le haut, nous commençons par le haut, si on se retrouve avec des équipes agiles dans une entreprise qui ne l’est pas trop haut, on va avoir de la casse au niveau RH, voire des démissions et ainsi de suite.

S’il y a un message à faire passer, c’est de bien rentrer dans une organisation qui a envie d’y aller. Et surtout (surtout !), pour améliorer votre équipe, faite des rétrospectives, c’est vraiment la première chose à faire pour se dire qu’on est agile. C’est-à-dire qu’est-ce qui marche bien ? Qu’est-ce qui ne marche pas bien ? Qu’est-ce qu’il faudrait arrêter ? Qu’est-ce qu’il faudrait démarrer ? C’est vraiment ce qui va vous permettre de changer et d’améliorer ce qui se passe dans votre équipe.

Tu m’as parlé de certification, donc, évidemment, je vais parler de certification PMI® et de certification Scrum. Discipline Agile, y’a plein de choses, c’est vraiment multiforme en termes de certifications. Il y a plein de choses qui peuvent vous accompagner sur beaucoup de choses. Et s’il y a une citation que j’aimerais garder, c’est : « Dis-moi comment tu m’évalues, je te dirai comment je me comporte. Si tu évalues de façon idiote, ne t’étonnes pas que je me comporte de façon idiote. », c’est Eliyahu Goldratt qui a dit ça et c’est tellement vrai.

Tarik Cherkaoui : C’est tellement vrai et c’est magnifique ! C’est magnifique, et effectivement ça pousse tout le monde vers haut, ça oblige à clarifier ses critères d’évaluation ; et puis de l’autre côté, ça oblige pour le collaborateur a justement à – non seulement à satisfaire ses critères d’évaluations – mais aussi à les dépasser, et aller au-delà de ses critères d’évaluation pour pouvoir faire encore plus et encore mieux.

C’est super, c’est génial !

Vraiment, je prends et je suis convaincu que les auditeurs qui nous écoutent prennent beaucoup de plaisir à t’écouter et ont pris beaucoup de plaisir à t’écouter. Ton expertise transpire vraiment par tous les pores, c’est d’une très très grande valeur, une très grande richesse. J’ai été ravi de présenter cette émission avec toi et de discuter avec toi autour de ce thème qui est un thème éminemment intéressant, le thème de l’agilité.

Avant qu’on clôture, est-ce qu’il y a une autre question que tu aurais aimé que je te pose que je ne t’ai pas posée ? Est-ce qu’il y a un dernier message que tu aimerais faire passer, quelque chose, une dernière chose ?

Jean-Yves Klein : Une dernière chose, continuer à apprendre tous les jours, c’est vraiment un plaisir simple et qui peut vraiment vous emmener loin.

Tarik Cherkaoui : Effectivement, prendre du plaisir, c’est magnifique ! Merci infiniment Jean-Yves !

Chers Prométhéistes, si vous avez apprécié ce podcast, je compte sur vous mettre un joli petit pouce vers le haut et nous faire part de vos commentaires, je les ferai passer à Jean-Yves. Personnellement, sachez que je réponds systématiquement à tout le monde, donc, n’hésitez pas à interagir avec ce podcast, ce sera avec grand plaisir.

Merci beaucoup et à très bientôt ! Et merci encore Jean-Yves Klein !