Paroles d’expert : Heba Al Shehhi (Ville de Dubaï, Prix de la meilleure PMO mondiale)

Introduction

Salut les Prométhéistes du projet ! 

Comme vous le savez la communauté du PMI® (Project Management Institute®) est très grande ! Pour rappel, on compte plus d’un million de chef de projet certifiés PMP® à travers le monde (pour en savoir plus, cliquez-ici). Et comme vous le savez aussi, je parcours le monde pour vous offrir les meilleures pratiques de gestion de projet et vous présenter les plus belles opportunités professionnelles qu’offrent la certification PMP®. Cette semaine, j’ai la chance d’accueillir Heba Al Shehhi, Head of PMO, qui travaille pour la municipalité de Dubaï. Pour rappel, la municipalité de Dubaï a remporté le prix du meilleur PMO* au monde avec la PMO Global Alliance en 2021.  Heba Al Shehhi a accepté de partager avec nous sa vision de la PMO et une de ses journées types.         

NB : Cette interview a été traduite de l’anglais, si vous rencontrez de difficultés de lecture ou de compréhension, n’hésitez pas à me contacter ou à commenter cet article, j’essaierai d’apporter le plus d’explicitation possible.   

Question n°1 : Heba Al Shehhi, j’ai beaucoup de chance d’avoir cette interview avec vous. Vous êtes Head of PMO pour la municipalité de Dubaï. Est-ce que vous pourriez vous présenter brièvement et présenter votre parcours svp ?

Heba Al Shehhi : Merci pour votre accueil Tarik, je suis ravie de partager mon expérience et mes connaissances avec votre public. En ce qui concerne mon parcours, j’ai commencé ma carrière au sein du service informatique en tant que programmeuse ; au cours de la première année de mon emploi, je suis devenue membre d’un bureau de gestion de projet (PMO) informatique au niveau de la section, puis peu de temps après, j’ai participé à la création d’un PMO au niveau du service, J’ai pris la tête de ce bureau en 2009. À cette époque, je me suis beaucoup investie dans le développement d’applications et de projets d’infrastructure informatique. Puis, un changement majeur s’est produit au sein de la municipalité de Dubaï avec la nomination d’un nouveau directeur général en 2018. Il a décidé qu’un PMO d’entreprise était indispensable au niveau de l’ensemble de l’organisation. C’est à cette date-là que j’ai été chargée de mettre en place cet EPMO à partir de zéro et nommée cheffe de cette unité.

Et j’ai récemment été nommée présidente du PÔLE PMO DES ÉMIRATS ARABES UNIS par PMOGA (PMO Global Alliance)

En ce qui concerne mes certifications et ma formation : je possède une maîtrise en gestion de projet. Je suis également titulaire des certifications suivantes : PMP et ACP, CAL, TOGAF, ITIL, évaluatrice de compétences d’entreprise certifiée par TIBAI (l’International business agility institute) et PMO-CP.

Question n°2 : Permettez-moi de vous dire que votre expérience est très impressionnante ! En ce qui concerne la profession de PMO*, sachez qu’elle n’est pas encore très connue en France (selon l’esprit du PMI®). Pourriez-vous nous préciser en quoi consiste ce rôle de PMO svp ? 

Heba Al Shehhi : Pour résumer, le PMO est le cœur de l’organisation. C’est un catalyseur qui unifie les efforts de manière innovante au service des objectifs de l’organisation. Le rôle principal du PMO est de guider la prise de décision et d’orienter la sélection des bons investissements et de générer de la valeur en mobilisant des ressources optimales au moyen d’outils, de processus et de capacités liés à la gestion de portefeuille, de programme et de projet.

Question n°3: Hum, je vois c’est très intéressant ! Le PMI® propose plusieurs types de PMO®, d’ailleurs on parle aussi de plus en plus de VMO (Value Management Office). Pourriez-vous nous dire en quoi cela consiste d’après-vous au quotidien ?   

Heba Al Shehhi : Pour répondre à cette question, je vais d’abord vous présenter rapidement la municipalité de Dubaï. La municipalité de Dubaï est immense et les projets sont divers et complexes étant donné qu’ils représentent 14 activités principales qui desservent la ville de Dubaï. Afin de gérer ce grand nombre de projets, nous avons étudié les différents types de PMO et décidé que notre PMO devrait prendre la forme d’un bureau de gestion d’entreprise, de portefeuille, de programme et de projet nous permettant d’agir comme un PMO de contrôle plutôt que comme un PMO de direction ou de soutien. Nous nous efforçons de générer de la valeur via un modèle très efficace en coopération avec le département de la stratégie. Au quotidien, cela signifie que les projets doivent toujours être alignés sur la stratégie d’entreprise, peu importe que leur approche soit descendante ou ascendante. Pour garantir un tel alignement, nous utilisons avant tout des portefeuilles bien définis. En outre, l’avancement de tous les projets et programmes peut être visualisé via à un système de guichet unique facilitant la prise de décision.

D’accord, donc si je résume votre propos, votre livraison de valeur implique la conformité aux cadres de gouvernance définit par votre département stratégique, c’est bien ça ?   

Heba Al Shehhi : En effet, l’alignement stratégique joue un grand rôle dans le cycle de valeur de tout projet. Cependant, nous ne devons pas non plus perdre de vue le suivi des avantages après la clôture du projet.

Question 4 : Alors Heba Al Shehhi, vous avez accepté cette interview pour nous parler de votre quotidien. Pourriez-vous nous raconter une de vos journées types ? C’est quoi une journée type en tant que Head of PMO à Dubaï ? Quels sont vos objectifs et vos enjeux au quotidien ?       

Heba Al Shehhi : En général, je commence tranquillement ma journée en vérifiant toutes les tâches sur le système PPM dans lequel j’examine parfois de nouvelles analyses de rentabilisation, ou un rapport de portefeuille ou vérifie le résultat des KPI en temps réel. Ensuite, j’ai une réunion avec mon équipe afin de discuter de l’avancement des projets des différents services. Je rends compte des progrès au directeur général de la municipalité de Dubaï et travaille avec d’autres cadres afin de surmonter les obstacles freinant les projets afin de m’assurer que les projets généreront les avantages escomptés et augmenter la maturité organisationnelle globale du PPM.

En ce qui concerne les défis, je peux parler de manière générale des défis que nous avons surmontés au sein de notre PMO. Il s’agissait des défis suivants :

1. La difficulté de convaincre les gens. Un développement réussi du bureau des projets (PMO) nécessite une approche holistique de la conduite du changement qui se focalise sur le côté humain du développement du PMO. Car en changeant la culture de l’organisation, on change la façon dont les gens travaillent.
2. Le manque de visibilité. Le bureau des projets (PMO) n’était plus en mesure de superviser ce qui se passait au sein de l’organisation, il n’avait plus la capacité de soutenir les prises de décision de la direction.
3. Le modèle de fonctionnement d’un PMO doit être très clair avec des responsabilités précises pour toutes les parties, sinon le rôle du PMO au sein de l’organisation devient ambigu et confus.

Question 5 : Effectivement ce défi devait être passionnant ! Heba, nous arrivons bientôt à la fin de cette interview. Vous savez en France, nous parlons beaucoup de Dubaï en ce moment car il y a de plus en plus de français qui ont décidé d’y vivre. Quels conseils pourriez-vous donner à ceux qui souhaiteraient travailler à Dubaï en tant que certifié PMP® ?

Heba Al Shehhi : Dubaï a complètement évolué en tant que ville au cours des 45 dernières années. Il s’agit aujourd’hui d’un centre d’affaires mondial, d’une zone d’opportunités considérée comme l’une des meilleures villes du monde. J’encourage les professionnels des projets à venir travailler à Dubaï car il s’agit d’une ville en constante évolution proposant une culture accueillante et tolérante.

Tarik Cherkaoui : Effectivement, j’ai eu la chance de visiter votre beau pays récemment et j’ai été très heureux de le découvrir. Eh bien merci beaucoup Heba pour votre temps et la qualité de vos réponses. Ce fut un grand Plaisir de discuter avec vous. Merci également aux lecteurs qui ont le temps de lire cet article jusqu’au bout.   

Heba Al Shehhi : Merci Tarik, et bonne chance avec votre blog. J’espère qu’il sera utile aux professionnels en France.

Tarik Cherkaoui : J’en suis intimement convaincu. 🙂

Interview retranscrite avec l’aimable autorisation de Ms. Al Shehhi Heba.  

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Sources et références :

* Project Management Office, c’est-à-dire le Bureau des Projets. Cet acronyme a une double signification, il veut dire Project Management Office et Project Management Officer (Responsable du bureau des projets).